ホワイトボードでミーティングを活性化
ビジネスシーンでは、対面でもリモートでも、
ミーティングや打合せ、会議って多いですよね。
生産性が高くないような会議も多いようで、
「時間のムダ」と感じている方も多いのではないでしょか。
そこで質問です。
会議でホワイトボードをうまく使っていますか?
特に単なる報告のための会議ではなく(多くありますが)、
なにかを決めるための会議では、ホワイトボードはとても有効です。
昨今、定着しつつあるリモート会議でもホワイトボード機能を使うことができます。
ただ私の経験では、例えば研修でグループ討議時にホワイトボードを使うように
お願いしていますが、有効に活用できていないケースが多いように見受けられます。
たとえば、出された意見をそのまま記入するだけとか、
板書役が書きに徹して発言しないとか・・・。
これでは効率的な会議運営とはいえないですね。
何度もアップしている「ホワイトボードの使い方」ですが、
改めてホワイトボードの有効な活用法を確認したいと思います。
ホワイトボードを上手く活用することで、時間を削減できたり、
生産性が数倍にもなるとも言われていますよ!!
■ ホワイトボードは会議に不可欠!生産性の高い会議を行うためには、
参加者の間で目的や会議の進捗、そして結論の共有が大切です。
たくさんの意見が飛び交っても、全員が同じ方向を向き、
流れを共有していなければ有意義な会議にはなりません。
ホワイトボードで重要な情報を共有することで一体感が生まれ、
会議に集中できるというメリットもあります。
1.無駄な発言をカットできる発言された意見をホワイトボードに書いていくため、似たような発言が出なくなる。
また、似たような発言でも、ホワイトボードに可視化されているため、
すぐに確認して次の話に進むことができる。
⇒ ちなみに、参加者全員に発言を求めたい場合は、
似たような内容だとしても発言に耳を傾けること。
異なる見解がある場合は加筆する。
2.すれ違ったままの議論がなくなるホワイトボードで議題や意見を確認することができるため、
議論の前提や方向性、認識が理解、共有されやすくなる。
5Wも利用して認識違いを防止しよう。
3.全員が参加しているという一体感を作り出せるホワイトボードに意見を書きながら議論すると、
全員の視点がホワイトボードに集まる。
全員が一点を見つめながら話し合うことにより一緒に考えているという一体感が生まれ、
「合意」の結論にも達しやすくなる。
ほかにも、「参加者が顔を上げる」と言う効果もあります。
紙の資料だけでは、みな資料を見て下を向きっぱなしになりがち。
顔を上げることで議論が活発になる。
■ ホワイトボードの役割@ 会議の目的やゴールを共有する最初に会議の議題やゴールなどを書いておくことで、
会議の目的やゴールを共有することができる。
口頭のみで説明するよりも、内容が頭に入りやすい。
A 会議の流れを可視化する議論の流れを可視化するという役割もある。
話し合うべき議題がどの段階まで進んでいるかを全員が共有することができる。
B 決定事項を共有する決定した内容や、今後の課題や改善策などをホワイトボードに書いておくことで、
決定事項を全員で共有できる。
参加者の誤解や確認漏れを防ぐこともできる。
また、会議終了後のホワイトボードを写真などで残しておくことによって、
議事録の代わりにもなる。
■ ホワイトボードに書いておくべき事項これは大切です。以下の項目を書いておくだけで会議の質は向上します!
・会議名
・本日のテーマ
・所要時間(開始時間と終了予定時間)
・ゴール(出したいアウトプット) これらを始めに書いておくだけで、脱線や結論が出ないといった問題が減る。
参加者の意識も共有できる。
■ 見やすくてわかりやすくするための書き方 1.発言をそのまま書くのではなく要点だけを書くよくあるのが出された発言をそのまま書いていくケース。
これでは時間がかかり、議論が中断してしまう可能性がある。
また、言いたいことのポイントがわからなくなることもある。
そこで、要点だけをまとめて簡潔に書く。
発言内容を、一言一句書く必要はなく、箇条書きしながら簡潔になるように工夫する。
ただし、後から見ても内容がわかるように意見をまとめる力も必要。
まとめることが苦手な場合は、まずはキーワードをピックアップし
意図が伝わる程度の文章で書く。
発言をしばらく聞いて、ある程度意図がつかめてから書き始めるといい。
なお、書出したことについて、発言者に内容の確認をとることも効果的。
いずれにしても、発言者が「何と言ったか」ではなく、「何を言いたかったか」を汲み取ることがポイント。
2.見やすい文字で書くビジュアル的に「見やすく」書くことも大切。
文字は大きすぎず、小さすぎず、最後列の人が認識できる大きさで。
ホワイトボードに書く文字は「斜体」は見にくい。
あえて丸い文字、あるいは角ばった文字で書くように意識するといい。
3.マーカーの色を使い分けて書く通常の発言は黒で、重要事項は赤や青などに変えるなど工夫することで
わかりやすくなる。
後から見直しても、何が重要か一目でわかる。
4.強調の技術を用いる・文字を大きく書く、太字にする
・文字を囲む、下線を引く
・マークをつける
・図やグラフを用いて情報をわかりやすく整理する。
■ おわりにダラダラで結論が出ない、誰が何をやるのか決まらない、
など会議の非効率さは、多くのビジネスパーソンが思っていること。
そんな会議の不具合をカイゼンするために効果的なのがホワイトボード。
「スピード」「モチベーションコントロール」「議論の発散と収束」などを意識しつつ、
ホワイトボードを有効活用することが必要ですね。
また、自分がホワイトボードを使って議論をまとめることによって、
確実にリーダーシップも身につきます。
たとえ失敗したとしても、大丈夫。
しっかりとふりかえることで改善し、かつトレーニングだと認識しましょう。
ということで、あなたも、あなたの部下にもホワイトボード書きを指名してみませんか?
・・・この、ホワイトボードの使い方、レクチャーとワークしたいです!!