報連相されやすい上司? それともされにくい?
今や、
ビジネスシーンで欠かせないコミュニケーションスキルのひとつ「報連相」。
弊害も指摘されてはいますが、
やはり基本的には職場運営で必要なスキルといえます。
どなたでもご存知だと思いますが、ちょいと復習です。
■ 報連相とは1986年、山種証券の山崎富治会長が「報連相が会社を強くする」という書籍のなかで紹介。
チーム内の対話を促し、知恵やアイデアを最大限に活用するコミュニケーションスキル
として、一大ブームを起こしました。
40年近く経った今でも、新入社員などで、必須のカリキュラムとなっています。
具体的には、
仕事を進めるうえで重要なコミュニケーションスキルである
「報告」「連絡」「相談」の頭文字をまとめものです。
野菜の「ほうれん草」とかけて、覚えやすいですね。
山崎会長の知恵って、すごい!と思います。
さて、
そこで、今日は、
マネジャーであるご自身が、
部下から報連相をしやすい上司か、そうでないかを、
確認してみましょう。
■ 報連相チェック下記項目について、
上司としていつも行っている場合は◯、
ときどき行っている場合は△、
ほとんど行っていない場合は×
をつけてください。
1.( )無断で離席することは少なく、
離籍する場合は必ず周囲に行先を伝えている。
2.( )自分が席にいるときは、
部下が報告・相談しやすい雰囲気を醸し出すように努めている。
(いつも忙しそうにしていたり、不機嫌な顔つきをすることはない)
3.( )自分が忙しいとき、部下の報告に対して「悪いけど後にしてくれ」
と言うことはあるが、
その場合、自分の都合のよい時間を明確に示すようにしている。
4.( )部下から報連相を受ける場合は、じっくり耳を傾けるようにしている。
(途中で落ち着きなくあちこち見たり、時間を気にしたり、
別の資料に目を通したりすることはしない)
5.( )部下からの報告には、
客観的事実と部下の意見・判断を分けて聞くようにしている。
6.( )悪い状況の報告でも、すぐに顔色を変えたり、相手を否定したり、
叱責するようなことはない。
(NG「なぜ〜〜していないのだ?」「どうしてできないの?」)
7.( )部下から適切な業務報告があったときは、
ねぎらいや激励の言葉をかけている。
8.( )うまくいっていないことの報告や相談があったときは、
緊急時を除いて、どうすべきかの判断を下す前に、
「なぜそうなったか」「どうしたらよいと思うか」
などの質問を部下に発して、
考える力を喚起するようにしている。(ただし、詰問調にならない)
9.( )うまくいったことの報告には、
心から賞賛し、更なる成長をうながすよういしている。
10.( )間違いの起こりそうな事柄や、より正確さを求められる連絡事項は
文書化するなど、正しく伝わるように指導している。
11.( )部下から相談があった場合、相手の意見を十分に聴いた上で、
その後に自分の意見や提案を述べるようにしている。
12.( )部下からの相談に対して検討を約束した場合、
部下から「あの件、どうなりましたか?」と尋ねられる前に、
検討の結果を伝えるようにしている。
13.( )部下からの報連相をただ待つだけではなく、
自分から進んで部下のもとに赴いて声をかけている。
14.( )自分が長期不在になる場合は、
他の誰に報連相をしたらよいかを明らかにしている。
15.( )部下からの細かすぎる質問や、多少納得できない意見があっても、
それを冷静に受け止め、部下の納得を得るように努力している。
16.( )連絡には、あいまいな言葉は使わないように日頃から指導している。
■ 結果判定以上は報連相を受ける上司の基本的態度です。
業界や職種、企業風土によって当てはまらない項目もあるかと思います。
とはいえ◯の多い人は、部下から報連相が上がってきやすい上司といえます。
△や×の多い人は、報連相が上がってきにくい場合があるかもしれません。
意識して改善していきましょう。
■ おわりに改めてチェックしてみると、できている点、できていない点、
が明らかになりますね。
部下から報連相をしやすい上司って、ステキですよね!