2014年04月28日

おとなのビジネスメール

連休中ですね。

おっと、私は
今日はお仕事です。

毎週月曜日は、
ビジネスマナーを特集しています。

(お休み中とは思いますが、
 ご参考までに・・・)

4月のテーマは、
「ビジネスメールのマナー」

先週までは、
「ビジネスメールの基本ルール」
でした。

今日は

2.ビジネスメールの書き方


1)件名
 件名は、具体的に。
 件名だけで、内容が把握できるようにすると
 いいですね。

 なお、
 時々「件名」の記入を忘れている人がいます。
 私も時々やらかします。
 これは、ぜひ確認するようにした方がいいですね。

2)宛先
 「社名+部署名+フルネーム+様」
 この書き方が、基本です。
 面倒がらずに、きっちりと記入することが、
 好印象につながりますね。


3)出だしの挨拶

 ビジネスメールでは、
 頭語(拝啓・前略など)や
 時候のあいさつは不用とされています。

■ 出だしでよく使う言葉
「大変お世話になっています」
「早速のご返事ありがとうございます」
「ご返事が遅くなりまして、大変申し訳ありません」

これらは、きっちり身につけておきましょう。


4)名乗る

 上記の簡単な挨拶のあとに、
 自分を名乗ります。

 「○○株式会社の○○です」
 このように「会社名+フルネーム」
 が基本です。


5)用件
 5W2Hを意識し、簡潔にまとめましょう。


<読みやすくするポイント>
@ 適度な改行
 読みやすいメールは
 1文が30字前後といわれています。
 また、文の句読点で
 改行すると読みやすくなります。

A 適度な空白
 3〜5行程度で
 1行空けると良いでしょう。

以上を心掛けているメール文は、
とても読みやすいですね。

ぎゅんぎゅんに文字が詰まった文は、
わかりづらい、
読みづらい、
もっというと、
読む気がしない
なんてことになりかねません。

6)結びの言葉

 結びも簡潔にしましょう。
 簡単なあいさつでしめくくります。
 なお「結語(敬具・早々)」も不用です。

■結びでよく使う言葉
 「よろしくお願いいたします」
 「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」
 「今後ともよろしくお願いいたします」
 「お忙しいところ恐れ入りますが、
  ご連絡をお待ちしております」


7)署名

 末尾の署名は、
 社内・社外で使い分けた方がいいですね。

 社内メールでは
 「部署名、内線、氏名(フルネーム)」

 社外の場合は、
 名刺同様の情報を入れます。
 「会社名、部署名、電話番号等、フルネーム」
 などですね。


今日は、ここまで。


今日も、
あなたにとって
すばらしい一日となりますように!!

posted by suzumura at 07:12| Comment(0) | TrackBack(0) | ビジネスマナー

2014年04月21日

おとなのビジネスメールA

毎週月曜日は、
ビジネスマナーを特集しています。

4月は、
「ビジネスメールのマナー」
です。

先週は
「ビジネスメールの基本ルールA」として、

1)急ぎの用件に、メールは使わない。
2)長文のメールを送らない。
3)添付ファイルは容量に気をつける。 
4)セキュリティやウィルス対策も十分に。

までを伝えました。

今日は、
その続きです。

5)「CC」と「BCC」を使い分ける。

同じメールを複数の宛先に発信するときは
「CC(カーボン・コピー、同報機能)」や
「BCC(ブラインド・カーボンコピー)」
を使います。

主に知らせたい人を「宛先(TO)」欄に登録し、
「CC」と
「BCC(ブラインド・カーボンコピー)」には、
参考までに送りたい相手を登録します。

宛先の人や
CCで受け取った人は、
誰に送ったかが一覧できます。

ただし、社外に送る場合など、
個人情報保護の漏れを注意する
必要がありますね。

そこで、
送信先をわからないようにするときは、
「BCC(ブラインド・カーボンコピー)」
を利用します。

その場合、
メールの冒頭に「BCCにて失礼します」と
断りを入れるとイイと言われています。

「CC」で送った人の名前も
文中にきちんと入れておくと
いいですね。

なお「CC」で送られてきたメールは、
自分だけに送られたメールではないため、
注目度が低いという指摘もあるようです。

6)はじめてのメール送信では、
件名に自分の名前を。


はじめての相手に送るメールには、
件名に自分の名前を入れるのが
マナーとされています。

初めて受信した場合、
相手が誰かわからないメールには、
不審感を抱くものです。

特に
公表しているアドレスには
迷惑メールが何件も届くため、
件名によっては内容を確認する前に
削除される恐れもあるでしょう。

実は、私も、
見知らぬアドレスからのメールを、
削除してしまい、
後から、昔の友人だったことを知り、
お詫びしたことがあります。
(トホホ)

7)1メールに1テーマ

1通のメールに複数の項目を盛り込もうとすると、
抜けやモレが発生しやすくなります。

また、送られた相手も理解しにくくなるという
こともあります。

複雑な内容のものは、
要件ごとにメールを分けるといいでしょう。


ということで、
「ビジネスメールの基本ルール」は
これまで。


月曜日です。
雨でしょうか?

今日も
あなたにとって充実した一日となりますように!
posted by suzumura at 07:00| Comment(0) | TrackBack(0) | ビジネスマナー

2014年04月14日

おとなのビジネスメール

毎週月曜日は、
ビジネスマナーを特集しています。

今日からは、
「ビジネスメールのマナー」

電子メールは、
とっても便利です。
今や、メールは仕事上、
欠かせないツールですね。

最近は、
ビジネスメールのマナー教育も
広がっているようです。

ところが、
ついつい、
自己流でやっている人も
いるのではないでしょうか?

基本的なマナーを
まとめてみました。


1.ビジネスメールの基本ルール
1)急ぎの用件に、メールは使わない。

メールはとても便利です。

相手が不在でも深夜でも、
いつでも一方的にメールを送ることができます。

また、送ったメール自体が残るので、
あとあと確認することもできます。

なので、
「伝えた」「聞いてない」などのトラブルを
防げるというメリットもあります。

以前、スケジュールをまちがえた
という講師の方がいて、
その日程がメールに残っていた
なんていう
話を聞いたことがあります。

まことに、便利ですね。


一方、デメリットもあります。

送信しても、
相手がすぐに読んでくれるとは
限りません。

離籍している場合や、
出張、休暇の場合は、
残念ながら、
メールを確認することができません。

最近は、
パソコンやスマホへのメール転送
という機能もありますが、
ビジネス現場では、機密保護上、
禁止している企業もあるでしょう。

以上の理由から、
すぐに返事をもらいたいような
至急の用件は、
直接「電話」で確認するといいでしょう。

2)長文のメールを送らない。

長すぎるメールは読みにくく、
内容も伝わりにくいものです。

わかりやすく簡潔にまとめることを
心掛けましょう。

資料や案内状などは
文書ファイルとして別に添付するといいでしょう。

内容が複雑な場合は、
電話で簡単に用件を伝えて、
詳細をメールで送るなどがよいと
されています。

3)添付ファイルは容量に気をつける。 

資料などをファイル添付で送ることもあるでしょう。

ところが、
相手のパソコンによっては、
大きな容量の添付ファイルを
受け取れない場合があるので、
注意しましょう。

一般的に重いデータ(2MB以上)は、
ファイル転送サービスを利用すると良いと
されています。

なお、
「添付ファイルをつけることを忘れる」
なんてことにも
ご注意を。
アルアルじゃないですか?
これも気をつけたいですね。

添付ファイルの表題を本文に書いておくと、
付け忘れも防げるでしょう。

4)セキュリティやウィルス対策も十分に。

ビジネスで使う場合は、
特に、IDやパスワードの管理を慎重にしましょう。

最近は「情報の取り扱い規定」なども整備されている
企業も多くなっています。
必ず、確認しておきましょう。

なおコンピューターウィルスは、
メールを介して広がることが多いので、
ウィルス対策もしっかりと行っておきましょう。


今日は、ここまで。
まだ、続きます。

月曜日。

今日も
あなたにとって
すばらしい一日となりますように!
posted by suzumura at 14:07| Comment(0) | TrackBack(0) | ビジネスマナー