ホワイトボード 使ってますか?
会議、ミーティング、打合せ。
人が集まってテーマについて話し合い、チームとしての結論を出す。
ビジネスシーンでは、そんなことが日常でしょう。
メンバーから意見を引き出し、意見を集約するとき、ホワイトボードは不可欠です。
今日は、再度ホワイトボードの効用を確認しましょう。
■「ホワイトボード」の活用
会議において、発言内容を参加者全員で共有するためには、
ホワイトボードを使って、出された意見を要約することが効果的です。
ホワイトボードに書き記すことで、
全員が同じ目的・目標を意識しながら、全員の発言を共有することができます。
■ ホワイトボードの役割
@ 会議の目的やゴールを共有する
議題やゴールを書くことで、参加者全員が会議の目的を共有することができ、
かつ、常に議題やゴールを念頭において、話し合うことができる。
A 会議の流れを可視化する
議題に対して、議論がどの段階まで進んでいるかを全員が共有することができる。
B 決定事項を共有する
決定事項を書き出すことで、参加者の誤解や確認漏れを防ぐことができる。
また、ホワイトボードを写真に残すことで、議事録の代わりにすることもできる。
■ ホワイトボードの書き方
では、ホワイトボードにどのように書けばより効果が増すのでしょうか?
・適切な大きさで書く。
・会議の「テーマ、終了時間、実施月日など」を記入する。
・出された意見のポイントを要約して記入する。
・見出しなどをつけて編集する。
・マーカーの色、アンダーラインなど効果的に使い分ける。
・その都度の決定事項を明確にする。(固定エリアに記入)
・最終的な決定事項(結論)を記入して共有、確認する。
・ホワイトボードを撮影して記録に残す。
■ おわりに
もし、あなたのチームで打ち合わせにホワイトボードを使っていないとしたら、
ぜひともホワイトボードを使うことをお勧めします。
また、ホワイトボードに記入する人は、若手や新人に任せてはいかがでしょう。
進行役をホワイトボードの書記役を分ける場合もありますが、
できれば、その書記役と進行役を若手が担えば、
リーダーシップや論理的思考(他者の意見を理解し要約する力)も、身に付けることができます。