2022年06月22日

アイゼンハワー・マトリクス


緊急でなくても重要なこととは?


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仕事を効率よく進めていくためには、優先順位を見極めること。

こんな指導を、部下にしているのではないでしょうか。

しかしながら、
新入社員とか入社2〜3年の若手社員には、
その優先順位がそもそも分からない、判断できない、
というのが現実なのですが・・・。

では、優先順位を見極める方法をおさらいしましょう。
かの有名な「アイゼンハワー・マトリクス」です。


■ アイゼンハワー・マトリクスとは?

米国の第 34 代大統領のドワイト・D・アイゼンハワーが、
演説の中で語った有名な言葉から引用された。

「最も決断を急ぐべき案件が、最も重要な案件であることは滅多にない」

また、次のような演説も紹介されています。
「私が抱える問題には『緊急』と『重要』の2種類ある。
『緊急』のものは『重要』ではなく、
『重要』なものは決して『緊急』ではない」
つまり
「最も決断を急ぐべき案件が、最も重要な案件であることは滅多にない」

なんだか、ややこやしいですなあ。
つまり、業務、仕事には「緊急性」と「重要性」がある、
って、理解しましょう。

ちなみに、
アイゼンハワーは業務遂行能力の高さ、時間管理の達人としてよく知られていて、
そのため多くの人が彼の目標設定や時間管理の手法を詳しく研究しています。
その 1 人、あの有名な「スティーブン・コビー氏」は
自著「7つの習慣」(今でもベストセラー)の中で、
アイゼンハワーのアプローチについて、
タスクの優先順位付けを行うためのシンプルな手法としてまとめました。
それが、アイゼンハワー・マトリクスです。

さすがですねね。
そのマトリクスが、優先順位付けとして定着しているのですねえ。

アイゼンハワー・マトリクスは、
タスクの優先順位付けや仕事量の管理に役立つシンプルなフレームワークで、
「アイゼンハワーの法則」、「緊急度/重要度マトリクス」などとも呼ばれています。


■ アイゼンハワー・マトリクスの作り方

では、簡単にわかりやすく考えてみましょう。
タスクを緊急性と重要性の両面から評価します。

用紙の中心に十文字を描き、
横軸を「緊急性」とし、右にいくほど緊急性が高くなります。
縦軸は「重要性」で、上にいくほど重要性は高くなります。

こうして4つの領域をつくり、自分のタスクを分類していきます。

「第 1 領域」・・・緊急かつ重要なタスク(すぐに完了すべきタスク)
可能な限り早く着手することが大事な「最優先タスク」で、
「価値ある仕事」ともいえます。
例 トップからの指示の遂行
  重大な事故やクレームへの対応
  差し迫った問題の解決
  危機や災害への対応

一般に、この種のタスクはすぐに片付けるか、
その日のうちには終えておく必要があります。

「第 2 領域」・・・重要だが緊急ではないタスク(スケジュールに入れておくべきタスク)
重要度は高のですが明確な期限が決まっていない(決めていない)タスクです。
重要とはわかっていても緊急ではないので、つい後回しにしがち。
けれど、この領域のタスクは「将来への投資」と捉えることもできます。
そう考えると、計画に入れておきたいですよね。
例 自己啓発、スキルアップ
  部下指導、部下育成
  チームビルディング
  業務システムの改善
  豊かな人脈づくり
  予防
  転職の準備(?)
  価値観の明確化
  真の意味でのリクリエーション

「第 3 領域」・・・緊急だが重要でないタスク(他の人に委任すべきタスク)
急ぎではあるものの、
自分自身が取り組まなければならないほど重要度が高くないタスクです。
そんな業務は、他のメンバー、部下、後輩に依頼した方がいいでしょう。
「見せかけの仕事」と言えるタスクです。
例 定型的な作業
  明確な目的のない対面会議やリモート会議
  大事ではない頼まれごと
  雑務
  無意味な接待や付き合い

「第 4 領域」・・・緊急でもなく重要でもないタスク(避けるべきタスク)
ずばり、無駄な業務であり、可能であれば避けた方がよいでしょう。
ほとんどの場合、この種のタスクは無視してしまうか、
キャンセルするといいかも。
例 暇つぶしの作業
  見せかけの仕事
  業務の待ち時間
  意味や意義のない無駄話
  無駄なメール
  不必要な習慣


■ アイゼンハワー・マトリクスの活用方法

個人においても企業としても、
毎日または毎週のタスクについてアイゼンハワー・マトリクスを使って計画、
委任、優先順位付け、そしてスケジュール設定することができます。

手持ちの業務を4 領域の分類することで、
その業務の緊急度や適切な取り組み方を判断できるようになります。

アイゼンハワーの法則を活用することで、
タスクを「重要度」と「緊急度」という尺度から視覚化できるようになります。

こうした観点から作業負荷を考えるようになると、
最も重要なタスクを優先的に取り組んで、なるべく早く完了するのがずっと簡単になります。

特に、リモートワークが定着しつつある今、
アイゼンハワーマトリクスを使って、チーム全体の業務を共有することが
大切ですね。
齟齬がないように・・・


■ アイゼンハワー・マトリクスのメリット
メリットの大きな点は、導入の容易さです。
高額なソフトウェアを購入する必要もなく、
書き出すために長い時間を費やす必要もありません。
一般的には、このマトリックスを使って明確でわかりやすい優先順位付けを行うことで、
より効率的な時間管理ができるようになります。
管理職や責任あるポジションに就いている人にとっては特に効果的です。
他にも、常に複数のプロジェクトや
クライアントを抱えて作業をしているフリーランサーにも
向いているといわれています。


■ アイゼンハワー・マトリクスのデメリット
デメリットとして大きなことは、
タスクの重要度を正確に見積もることが難しい点です。

たとえば、すでに急ぎで重要な作業をしているとき、
別の緊急タスクが発生するような場合です。

計画通り進まないのがビジネスですから、この点を考慮しておくことが必要ですね。

また、知識や時間が不十分なとき、規制や官僚主義に縛られているとき、
「緊急かつ重要」なタスクが多く重なった場合などは、
意思決定や時間管理の質はあまり向上しません。

また、経験の少ない人が「目的を理解しない」まま
自分の感性でタスク分類してしまい、領域を読み違えてしまうこともあります。

特に新入社員には分類、判断が難しく、上司、先輩の指導が必要でしょう。


■ おわりに

アイゼンハワー・マトリクスは、デメリットもありますが、
使い勝手のよいツールです。

個人はもとより、チーム内で共有することが効果的です。
また、新人や後輩に指導をすることも欠かせません。

チームの業務をこのマトリクスで分類することによって、
職場の効率性を高めることができます。

時間を浪費するような業務を排除して、
長期的なビジネス目標に向かって着実に進めるようになるでしょう。

ところで、あなたの人生にとって
「緊急ではないけれど、重要なこと」とは?


posted by suzumura at 07:56| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事で自分を育てる

2022年06月21日

ボス・マネジメント


上司と戦略的に良い関係を築く


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研修をやっていると、常に話題になるのが上司との関係です。

先日の研修では、
上司ととても良い関係を築いていて、仕事が楽しくてしかたがない、
という係長に出会いました。
羨ましい限りです。
その人の人柄の良さも感じられました。

一方、一般的には上司と良い関係ができていないケースが多いのではないでしょうか。
同様の研修でも、上司とうまくいかないとボヤいていた人もいました。

また、私の経験で、
当初はすごくうまくいっていたけれど、なんらかの拍子に関係が悪化する、
といったケースも散見されます。

理由は、部下が自分と同じ土俵に上がりそうになった場合の上司。
多くの上司はひどく警戒します。

また、主任、係長といった身近な存在だった上司が、
課長、つまりマネジメント側、管理職になったとたん、
要求が厳しくなったというケースもあります。
その上司は、責任感を強く持ち、
役職に応じた役割をやり遂げようとしているので、
これまでのように緩くはいられなくなったのでしょう。

とまれ、上司と部下との関係は、永遠のテーマですね。

そこで、今日は、このブログでも何度もとりあげている
「ボス・マネジメント」について、改めて考えてみたいと思います。

・・・私的には、この「ボス・マネジメント」という考え方、結構気に入っています。


■ ボス・マネジメントとは

「ボス・マネジメント」とは、ボスをマネジメントすること。

一般的な、上司が部下をマネジメントするといった概念とは逆に、
「部下が仕事の目的を達成するために上司を動かす」、という考え方。

部下たるもの、上司は選べないけど、「かかわりかた」は選べる、
という訳ですね。


■ 上司との関係と考え方

@ 本当に仕事のできる人は、上司からもちゃんと評価されているし、可愛がられている。
A 会社に評価してほしかったら、上司に評価してもらわなければならない。
B ストレスで苦しんでいるとしたら、上司が原因なことも多い。

そこで、少し考え方を変えてみるのです。

1.上司の人間性がどうであろうと、自分から冷静に上司を分析し、
  自分から上司との良い関係を作ることを戦略的に考える。
2.「好き嫌い」という個人的な感情は、意識的に一度消し去ってみる。
3.その「人間」ではなく、「役職」に仕えるという発想を持つ。
4.上司への過度の期待は、今すぐ捨て去ること。
  「上司は、〜〜べき、〜〜はず」論でとらえない。


■ 上司の良い機能

では次に、
上司の良い機能と対策を復習してみたいと思います。
忘れていたこと、ありませんか?

1.上司は仕事の成果や能力の評価者である
⇒ 自分にとって望ましい評価を下してくれるよう、仕向けていく。
 仕事で良い成果を出しながら、報告のプロセスを軽んじているかもしれない。
 「伝えない」と上司はわからない。

2.上司はトラブルの処理役であり謝罪役である
 仕事につきもののトラブルで、上司の助けが必要なケースも少なくない。
⇒「そのために上司は存在する」と考えよう。
 トラブルはとにかく早く上司に伝える。
 日頃から途中経過を報告していくことが大事。

3.上司はGOのサインを出してくれる承認者である
⇒同僚や後輩に仕事を頼む時、上司のOKをとっていると頼みやすい。
 「この件は、課長もやってみろとおっしゃっています」
 上司の威をかりて、自由にやる。
 当然、上司へ事前に耳に入れておくことが大事。(根回し)

■ 上司の悪い機能と、その考え方

上司の悪い機能もたくさんあります。
が、それには理由があるのかもしれません。

1.企画を握りつぶす
・・・本当に上手くない企画なら止めるのが当然ではないでしょうか?
2.仕事の良いとこ取りをする
・・・個人ではなく、組織の業績(部下全員の業績を含め)を高める責任が上司にはあります。
3.思いつきで部下に指示を出す
・・・自分で良いと思ったことは、すぐ口に出さないと忘れると思っているのです。
4.部下を叱りとばす
・・・いまだに、部下を育てるためには厳しくすることが大事だと思い込んでいる
 上司がいます。
 自分も叱られて育ってきたと。
5.大事なところで責任を転嫁する
・・・上司も人の子。保身も図ることもしかたがないのかもしれません。
  と、あきらめるしかないでしょう。 
6.行きたくないのに飲みに誘う
・・・コミュニケーションを図るにはこれしかないと思い込んでいるのです。
7.長々と自慢話をする
・・・これも、教育の一環であると、思いこんでいます。(勘違いしています)
8.仕事を丸投げする
・・・仕事を任せることが育成であると思っています。非常に多いです。


■ 戦略的に上司と良い関係を築く
最後は、戦略的に良い関係を築く方法です。

1.上司は、その上の上司から何を期待されているかを知る
「組織軸で考える」「全体最適で考える」
その上で、自分の仕事が上司の仕事の中でどういう位置づけになっているかを知ろう。
2.上司に自分のことを知ってもらう
自分の気持ちや思いなどをじっくり聞いてもらおう。
プライベート、家庭の事情も話しておくと、困った時のトラブルが少ない。
部下(自分)の仕事の状態などを「見える状態」にすることで上司に安心感を与える。
3.良い意味で「目立つ」こと
自分の努力、成果、取り組んでいることを知ってもらえるようにしよう。
4.常に自分なりの提案を付加する
既存のやり方考え方を疑ってみて、自分なりの工夫、新しい視点を加えてみる


■ 上司が考える良い部下とは?

1. ホウレンソウがうまくできる部下
2. 自分の顔をつぶさない部下
3. 手が回らないところを補ってくれる部下
4. 反応力が高い部下


■ おわりに

いかがでしたか?

私は思うのです。
縁あって一定の期間、一緒に働くことになった上司。
その上司から得るものは大きいと思います。
参考になることも、反面教師でも。

せっかくの機会を、お互いのために生かす。
お互いがストレスが少なく、楽しく、有意義に働き、お互いが成長できるよう、
まずは自分から、コミュニケーションをとり、
信頼関係を築くと同時に、
上司のタイプを把握して対応すること、
大切ですね。

おっと、実は、あなたの部下も、上司であるあなたのことで、
悩んでいるかも・・・



posted by suzumura at 08:14| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事で自分を育てる

2022年06月02日

緊急ではないけど、重要なこと


重要なことを優先する


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私事ですが、先延ばししていたため、痛い目に遭ったことがあります。

重要だとはわかっていたのですが、ついつい日常にかまけて、
先延ばしにしてしまいました。

その結果、思うような結果は得られず、
というか、慌てて取り組むものだからイマイチ、
という残念な今日この頃です。

そこで考えてみるのが「アイゼンハワーマトリクス」による
タイムマネジメントです。


■アイゼンハワーマトリクス

ビジネスパーソンなら、ご存知方も多いと思うのが、
「アイゼンハワーマトリクス」です。

端的に言うと、業務を緊急度と重要度で分類、整理する方法です。
この分析を用いで、最も重要なタスクを効果的に優先できます。

仕事がイッパイ舞い込んでくる多忙な今日、
それらを整理することによって、
効果的かつ、ゆとりさえ生まれることが可能、かも。

ちなみにこの手法はアメリカの第 34 代大統領、
「ドワイト・D・アイゼンハワー 」氏にちなんで名付けられましたとか。
彼は1954年に行った演説中、無名の大学教授の言葉を引用してこう言ったのです。
「私は緊急なものと重要なもの、2 種類の問題を抱えている。
緊急なものは重要ではなく、重要なものは決して緊急ではない。」

すごいですねえ。
70年近くたった今でも、注目されるフレームです。


■ アイゼンハワーマトリクスの分類のしかた

タスクを緊急性と重要性の両面から評価します。

用紙の中心に十文字を描き、横軸を「緊急性」とし、右にいくほど緊急性が高くなります。
縦軸は「重要性」で、上にいくほど重要性は高くなります。

こうして4つの領域をつくり、自分のタスクを分類していきます。

「第 1 領域」・・・緊急かつ重要なタスク(すぐに完了すべきタスク)
可能な限り早く着手することが大事な「最優先タスク」で、「価値ある仕事」ともいえます。
例 トップからの指示の遂行
  重大な事故やクレームへの対応
  差し迫った問題の解決
  危機や災害への対応

一般に、この種のタスクはすぐに片付けるか、その日のうちには終えておく必要があります。

「第 2 領域」・・・重要だが緊急ではないタスク(スケジュールに入れておくべきタスク)
重要度は高のですが明確な期限が決まっていない(決めていない)タスクです。
重要とはわかっていても緊急ではないので、つい後回しにしがち。けれど、この領域のタスクは「将来への投資」と捉えることもできます。そう考えると、計画に入れておきたいですよね。
例 自分のスキルアップ
  部下指導、部下育成
  チームビルディング
  業務システムの改善
  転職の準備(?)

「第 3 領域」・・・緊急だが重要でないタスク(他の人に委任すべきタスク)
急ぎではあるものの、自分自身が取り組まなければならないほど
重要度が高くないタスクです。
そんな業務は、他のメンバー、部下、後輩に依頼した方がいいでしょう。
「見せかけの仕事」と言えるタスクです。
例 定型的な作業
明確な目的のない対面会議や電話会議
大事ではない頼まれごと
雑務

「第 4 領域」・・・緊急でもなく重要でもないタスク(避けるべきタスク)
ずばり、無駄な業務であり、可能であれば避けた方がよいでしょう。
ほとんどの場合、この種のタスクは無視してしまうか、キャンセルするといいかも。
例 暇つぶしの作業
業務の待ち時間
意味や意義のない無駄話
  無駄なメール
  不必要な習慣


■ おわりに


ということで、すぐにとりかかるべきタスクは分かりました。
重要で緊急なタスクです。

では
「緊急ではないけど、重要なタスク」ってどうでしょう?

誰もが多忙な昨今。
ついつい緊急案件を優先しがちです。
が、緊急ではないけど、重要なことにも着目してみませんか?


posted by suzumura at 17:23| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事で自分を育てる

2022年05月11日

できない理由を探すより



できない理由を探すより、できる方法を探してみよう

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最近、私が自分自身に投げかけている言葉です。
というか、自分に言い聞かせている言葉です。

「できない理由を探すより、できる方法を探してみよう」
もっというと、
「できない理屈を並べたてるより、できる方法をトコトン考えてみなさい!」
です。

この言葉は、昔からあります。

ここ数年で注目されたのは、
コロナ禍での東京五輪開催について、五輪懐疑論が取りざたされていたころ。

体操の内村航平選手がこう訴えたのでした。
「五輪はできないじゃなく、どうやったらできるのか。
そう考えを変えてほしい。
国民とアスリートが同じ気持ちでなければ五輪はできない」。

立派な言葉ですね。
さすが、内村選手。

確かに・・・と納得できます。

イロイロな制約のなかで目標達成をしなければならなのが世の常。

その中で私たちは、
できない理由や言い訳を考えたり、口走ってしまうことがあります。

でも、やはり、自分に与えられた仕事に対して、
「どうしたらできるか?」「どうやったらうまくいくか?」を
常に自問する必要があると思うのです。

こんな言葉もあります。
「できないのか、やらないのか」

これらの言葉を戒めに、今日もがんばります!!



posted by suzumura at 07:53| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事で自分を育てる

2022年04月14日

できない理由を探すより・・・


できない理由を探すより、できる方法を探してみよう


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最近のこと。
ちょっとハードな仕事依頼がありました。

つまり、私のキャパシティ(対応能力、処理能力)を超えると
思われる案件で、3回継続ものです。

「無理か・・・」と内心思いつつ、「NOと言わない女」の私は引き受けました。

案の定、完璧な結果を出せないという状況にぶち当たりました。
仕事仲間と「所詮、無理な話だったよねえ・・・」とグチる始末。
そして、無理な理由をアレコレあげつらった私たち。

その後、ハタ!と思ったのです。

「無理だ」「難しい」などと「できない理由を探す」のではなく、
「どうしたらできるのか」を考えるべきだと。

それがプロですから。

実は、研修講師の私は、受講者に「できる方法を考えよう」と伝えています。
そんな私自身が、「できない理由」を探し、
「完璧にできない」ことを正当化しようとしている。

こりゃイカン!!

引き受けた以上は、完璧を目指し結果を残すべき。

というか、自営業の私たちは余程のことがない限り、断らないで引き受けます。
その理由は、一度断ると、その後、依頼されなくなるからです。

さらに、難しいと思わる案件を受けることによって、
私たちは成長、向上もできます。
なんせ、勉強しまくりますから。

ビジネスシーンでは、上司や顧客などから無理難題を提示されること、多々あります。

そんなとき、「無理です」「できません」「難しい」と拒否するのではなく、
「やってみましょう」「やらせてください」と引き受ける。

そして、「できる方法」をトコトン考える。

この姿勢、大切だと思いますが、いかがでしょう?

思い起こせば、これまでのビジネス人生で、
無理難題が私自身を成長させてきました。

ということで、
できる方法は必ずある。

世の中、
問題解決、戦略立案、マーケティングなどのフレームワーク
(ものごとを考える枠組み)は、たくさん提示されています。

それらを使って、「できる方法」を探しあてる。

これも、また妙(みょう=きわめてすぐれていること)です。ね。

さて、私は、今回の課題の打開策、絶対考えてみます!
あなたもいかがでしょう?


posted by suzumura at 05:34| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事で自分を育てる

2022年03月17日

先延ばしを抑える


先延ばしグセ、克服できる?


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先日(2022年3月15日)は、「生産性の高い人」の7つの特徴を考えてみました。
当てはまりましたか?

その中に、生産性の高い人は「率先して始める」が挙げられていました。
おお、率先して始めるか・・・。

そういえば、率先とは真逆の、
「やるべきことを先延ばししてしまうことあるなあ」
と思った次第です。

そこで、同じHarvard・business・reviewでの記事を探してみると、ありました。
あなたは、先延ばしすること、ありますか?


■ 先延ばしの衝動を抑える5つの戦略

・・・「戦略」って言うところが、HBRらしいですねえ・・・

筆者の生産性の専門家「クリス・ベイリー 」は、次のように述べています。

「仕事でも、私生活でも、すぐやるべきだとわかっていても、
 つい先延ばしにしてしまうことは多い。
 それでは何も解決しないばかりか、自己嫌悪に陥ったり、
 うんざりした気持ちになったりと、マイナスばかりである」
その通りですね。

そこで著者は、先延ばしの衝動を抑える5つの戦略、方法?を挙げています。
かいつまんでいうと

1.先延ばしの誘因をなくす
やりたくないと思っている仕事について、先延ばししてしまう理由を考えてみる。
その上で、その仕事のとらえ方を変えてみる。

つまり、やりたくないと思える仕事のメリットややりがい、楽しさを考えてみる、
ということですね。
無理くりにでも。

そのうえで、その「先延ばし理由」を払拭する方法を考えてみるのも効果的でしょう。

ちなみに、先延ばしにしてしまう要因も挙げています。
◆先延ばしする仕事の特徴
・退屈である
・イライラさせられる
・難しい
・あいまいである
・体系化されていない
・本質的にやりがいがない(すなわち、プロセスが楽しいと感じられない)
・個人的な意義がない

アルアルですね。

2.抵抗を感じない範囲内で取り組む
やりたくない理由のひとつに、その仕事に抵抗感を感じる、ということがあります。
たとえば、膨大な量の資料を読み切らなくてはいけないとか、
気が遠くなるような資料を作らなければならないとか。

そんなときは、その仕事を細分化して、
抵抗を感じることなく取り組むといいとしています。

記事には
「仕事に抵抗を感じなくなるまで、取り組む時間を短縮してみる。
そして、その時間だけやってみる」
とあります。

・・・確かに!

3.とにかく、何かしら始める
この方法は、明確ですね。
とにかく、できることから始める。

記事には
「(とにかく始めることで)いったん中断してもタスクを再開する確率も高まる」
とあります。

気が進まなくてもとにかく始めてみることで、
途中で止めたとしても(放り投げてしまったとしても)、
再度取り組むことになる。

・・・いや仕事ですから取り組まなきゃならんでしょ。

でも、プライベートでは、
やらなきゃならないけど先延ばししていることなら、
とにかく始めてみたことが記憶に残っていて、
再開することもあるかも。

経験ありますか?
私はあるような・・・

4.先延ばしの代価をリストアップする
この方法も明解です。
代価とは、犠牲や損害などネガティブな結果という意味。
先延ばしすることで被る被害やデメリットを考えることで、
気持ちも変わるでしょう。

記事には
「公私や大小を問わず、先延ばししていることをリストアップすると同時に、
それぞれについて先延ばしの代価を算出するのもよい方法だ」
としています。

確かに、代価、つまり自分にとってのデメリットを突きつけられると、
否が応でも始めようかな、と思えるものです。

5.接続を切る
これは、
やる気にならないので、
ついついメールやSNS、ネットなどを見てしまっている、
という原因への対策です。
アルアルですね。

ということは、ときにはPC、携帯の接続を切って、よそ見をしないということもいいかも。


■ まとめ

最後に、先延ばしをしない方法がまとめてあります。
私流に解釈してあります。
1.先延ばしの誘因がなにかを調べ、見方を変えてみる。
2.抵抗を感じない時間内で、少しずつ取り組む。
3.とにかく始めるために、強制的にスタートさせる。
4.先延ばしすることの代価(デメリット)をリストアップする。
5.インターネットの接続を切る。


■ おわりに

仕事を先延ばしして良いことは一つもありません。
ないはずです。

物事を処理する時間がより短くなっている現代、
早めに手をつけ、早めに完結することは、自分のためでもありますし、
チームのためでもあります。

また早めに完結することで、自分自身の実力も向上し、
周囲からの評価も上がるでしょう。

おお、いいことづくめ!

ということで、「物事を先延ばしするクセ」のある人は、
先延ばししないように自分なりの対策を考えてみてはいかがでしょう。

ちなみに、私はせっかちで、かつ心配性なので、
仕事は早め早めに進めるようにしています。

が、プライベートとなると・・・先送りしていること、あります。
改善しなきゃ!


posted by suzumura at 22:37| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事で自分を育てる

2022年03月15日

生産性の高い人



あなたの生産性、高い?

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最近、とある企業様の研修で、優秀な社員さんに出会いました。
とにかく、やることが速い。

具体的には、
問題解決やリーダーシップ、部下育成などの事例研究での記述がとにかく速い。

たぶん、事例の文章を一読するだけで、あるべき姿と課題などが理解できるのでしょうね。
羨ましい限りです。

記述が速いということは、職場における生産性の向上にもつながるでしょう。

一方最近の私といえば、生産性が高くならない。
つまり、インプットに対してアウトプットが少ない。
あるいは、アウトプットにすごく時間がかかる。

こりゃいかん!

そこで考えたのが「生産性の高い人とは?」です。

ちょっと前に流行った(?)「働き方改革論」の中で、
日本の生産性は低いとの指摘があちらこちらにありましたね。

調べてみると、参考になる文献がありました。
出典は、2018年の「Harvard business review」です。


■ ずば抜けて生産性が高い人の7つの特徴

かいつまんで言うと・・・。

米国のコンサルタント会社を経営する「ジャック・ゼンガー 」と
「 ジョセフ・フォークマン 」は、
企業内で生産性が高いと評される7000人以上の従業員を調査した結果、
7つのスキルがあることが判明した、というのです。

1.ストレッチ目標を設定する
大きな仕事に立ち向かうとき、人は自然と作業のペースを上げ、
気を散らす要因を遠ざけようとする。
高めのストレッチ目標を達成しようと意識を集中すると、
一種のマジックが起きるのである。

筆者らの調査で最も多くを成し遂げた人たちは、
ストレッチ目標を設定することを習慣にしていた。

・・・少し、あるいはかなり高い目標設定も役立つのですね。

2.安定を保つ=節目とリズム
最も高い生産性を示した人々は、
時期によって生産性が変動することがなかった。
仕事をずるずると後回しにして、
あとで徹夜して挽回するといったこともなかった。

生産性の高い人は、毎週、毎月、安定して結果を出す方法を見つけることができた。
そういう人の仕事には節目とリズムがあり、
それがペースを維持するのに役立っているようだ。

・・・節目とリズム、大切ですね。

3.知識と専門技術を身につけている
知識や専門技術の欠落ほど、生産性の妨げになるものはない。

最も生産的だったプロフェッショナルたちは、
新しいスキルを意識的に身につけ、自分の専門技術を広げる努力をしていた。
そのため、スキルが高く、仕事が正確で、しかも短時間でこなすことが可能となっていたのだ。

・・・常に、スキルアップ、アップデート、リカレント、リスキリング、大事ですね。

4.結果を強く求める
より迅速に、かつ結果をより早く出すことに強い意欲を持つ人もまれにいる。
そういう人は、「やることリスト」にチェックを入れることに
尋常でない喜びを覚えるのだ。
新記録のパフォーマンスを達成し、さらに自分の記録を塗り替えていくのである。

・・・確かに、日々「TODOリスト」を付け、できたことをチェックしたり、
棒線で消し込んだりすることに、一種の達成感、快感、感じますよね。

5.問題を予想して解決する
最も生産性の高い人たちは、問題解決に秀でた能力を持つ。
また、起こりうる問題を予想し、解決策を前もって考えておく傾向があるため、
そうでない人が直面する問題を避けることができる。

社会心理学者はこれを「メンタル・コントラスティング」と呼ぶ。
自分が達成したい目標と、その妨げになり得る問題の両方を思い描くことが、
目標を達成するうえで有効であることが研究によって明らかになっている。

・・・もしかして研修で出会った優秀な社員は、問題解決能力も高いかもしれません。


6.率先して始める
ふつうの人にとって、仕事を成し遂げるうえで一番難しいのは、
その仕事を始めることだ。
最も生産性の高い人々は仕事を始めるのが早く、指示を与えられる前に動き出す。
言われる前に動いてしまうので、トラブルに巻き込まれることもある。
しかし、上司に怒られることはほとんどない。
結果がものを言ってくれるからである。

・・・確かに、率先して動く人、主体性のある人は生産性の高い人といえます。

7.協調性がある
抜群に生産性の高い人は一匹狼でやり手だが他の人と協力するのは苦手、
というイメージを持ったかもしれない。

しかし筆者らの研究では、最も生産性の高い人々は協調性が高く、
他の人と協力して働くことができた。
そもそも、人の気に障るようなことをあまりしないのである。

■ まとめ

著者は以下のように提言しています。

生産性を高めたいなら、
上記の7項目をチェックし、改善できるところはないか考えてみよう。

腰が重くてなかなか始められなかったり、安定した結果が出せなかったりしていないか。

もしあなたがマネジャーで、部下が生産性を高められるよう支援したいと思っているなら、
上のリストで何か役に立ちそうな項目はないかチェックしてほしい。

たとえば、部下は懸命に働いているが、
生産性を高めるのに必要なスキルが不足しているのかもしれない。
そうしたスキルを身につけるのを助けられないだろうか。

あるいは、ストレッチ目標を設定するよう促すことはできないだろうか。

最も生産性の高い人々を見ていると、魔法でも使っているのではないか
(でなければ手抜きをしているのではないか)と思うかもしれない。

しかし実際は、抜群の生産性を可能にしているのは、一連のスキルにすぎない。
スキルならば、誰もが身につけて活かすことができるはずである。

・・・生産性を高めるには「スキル」が大事か〜。
スキルなら、トレーニングすればだれでも身につけることができますよね。


■ おわりに

「生産性の高い人の7つの特徴」の中で、
今の自分には足らないなと思えることありましたが?

もしあるなら、ぜひ今から改善したり、意識したりして取り組んでみてください。

部下のこともチェックして、不足しているならアドバイスしてもいいですね。

ちなみに、この報告は2018年と4年前の結果ですので、
今の状況は変わっていることもあります。

が原理原則は変わらない。と私は思っています。
自分の状況にアレンジして考えてみましょう。

私もガンバルぞ!!

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2022年02月24日

ブレスト、KJ法


色々な効果が期待できる
「ブレスト」と「KJ法」

20220213樹.JPG


私が若手の会社員時代の研修で問題解決手法として学んだのが
「ブレスト=ブレーンストーミング」と「KJ法」です。
ご存知の方も多いでしょう。

以降、社内勉強会などでも、ブレストとKJ法の良いところを融合させ、
問題解決に当たってきました。

研修講師になってからも、それらのメリットを生かせる場面では、
積極的に実施しています。

考えてみると、私的には「ブレスト+KJ法」が好きなようです。
理由は、
@全員が意見を出せる(口下手な人でも)
➁思いもよらぬアイデアが出まれる
Bメンバー同士の距離が縮まる
から。

今日は、その「ブレスト」と「KJ法」をご紹介します。
・・・ちょいと長いのですが、ご勘弁を・・・


■ ブレストとは

ブレストとは、ブレーンストーミング(brainstorming)の略。
1953年ころ(?)米国の広告代理店の副社長
「アレックス・F・オズボーン」が考案したアイデアを出しある会議の一種。

「頭」に「嵐」を巻き起こしアイデアを出すことから
「ブレーンストーミング」と名付けられたようです。

概要は、複数の参加者が自由にディスカッションを行い、
アイデアをどんどん出していくことで、新しい考え方や解決策を導き出していく手法。

従来の会議などとは違って、
既存概念や先入観にとらわれずに自由に発言することで、
お互いの発想を利用して新たなアイデアを生み出すことができる
という考えに基づくものです。


■ ブレーンストーミングの効果

1.さまざまな考えが得られる
特定の問題に対し、想定外のアイデアやクリエイティブな解決法を
手に入れることができる。
ひとつのアイデアから連鎖反応が起きたり、
一人では考えつかないアイデアが効率的に早く収集できる。

2.スキルアップが図れる
制約を受けず、他メンバーの意見やアイデアを聞くことができるため、
刺激を受け、参加者一人ひとりの能力を大きく向上させるきっかけになる。
メンバーのクリエイティブな創造性が開発される。

3.信頼感生まれ、チームがまとまる
他者の考えを共有することでチームの結束を固め、目標達成への意欲を高める。


■ブレーンストーミングの4つのルール

1.批判厳禁・・・どんな意見が出てもそれを批判しない
2.自由奔放・・・奔放な発想を歓迎し、トッピな意見でもかまわない。
3.量を好む・・・数で勝負。たくさんの量から質のよいものが生まれる。
4.便乗発展・・・他者の意見に便乗して、発展させていく。

その他にも
1.すぐに結論を出さない
2.質にこだわりすぎない
などもあります。


■ ブレーンストーミングの進め方

1.テーマ選定と現状把握、理由の共有(10分程度)
2.アイデア出しと収束作業(30分〜40分)
3.アクションプランの設定(10分程度)
合計、1時間程度です。


■ ブレーンストーミングが失敗する理由

1.アイデアが出ない
2.質問自体がそぐわない
3.発言する人が偏る
4.緊張して発言しづらい(上の立場にいる人が参加している)
5.アイデアがまとまらない


■ KJ法

上記ブレストの欠点を補う方法のひとつにKJ法があります。
KJ法も、問題解決のアイディアを出す手法のひとつです。
KJ法の呼び名は、考案者・川喜田二郎氏のイニシャルを由来とします。
(川喜田二郎氏の著書「発想法(中公新書、1967年)、
  続・発想法(中公新書、1970年)」は有名)
私は、ブレーンストーミングをKJ法の手法で展開しています。

★ 私の進め方
1.テーマ決定(ブレストと同様)
  模造紙やWBを使う場合は、上にテーマを書出し、常に共有できるようにします。
2.アイデア記入
  まず全員が、テーマに沿った意見やアイデアを、カード(ポストイットが効果的)
  に書き出します。所要時間10分程度。
  この際「一人10枚以上書こと」などをルールとして伝えると、
  無理くりにもアイデアを考え、創造性につながります。

  また、事前にテーマを伝えてアイデアを書いてもらっておくと、
  意見が出やすく時間短縮にもなります。
3.カード読み上げ
  一人ずつ、カードを読み上げ、カードに書かれた言葉の理由や背景も語ります。
  この際、一人一枚ずつ、順番に読み上げると、発言の偏りを防げます。

なお、他メンバーの発言で閃いたことがあればその場で追加してもらいます。
(便乗発展、便乗歓迎の精神で)

4―@アイデア収束
 全部のカードが出そろったら、似たような意見をまとめて、
 分類したり、図解して、全員が見やすいように整理します。
 次に、まとめられたカード群を表す言葉(表札という)を中テーマとし、
 大きめのカードに書いて貼ります。

4−➁カード読み上げと収束の合体型
 私は、研修の場などで、
 一人がカードを読み上げた後、似たようなカードを持つ人が発表していく
 という手法を使っています。
 もちろん理由や背景も同時に発表してもらいます。
 こうすると、時間短縮になります。
 また、最初は同じような意見だ思っても、
 発表するうちに違う意味合いがある場合もあり、盛り上がります。

4−Bテーマ再設定
 全員が発表した後、さらに討議を発展させたいテーマを選定し、
 そのテーマに対して同じ要領で討議を進めます。
 これらを繰り返し、最終的な結論(合意形成)に結びつけます。

5.アクションプラン
 問題解決の場合は、必ずアクションプランに結びつけましょう。
 最終的に合意形成された解決手法について、
 基本的には「5W1H」でまとめます。
 誰が、どこで、どのように、いつまでになどを決めます。
 せっかく多様な意見が出され、合意形成されても、
 アクションプランにつなげないと、実践が伴わず、
 ただの井戸端会議になってしまいます。


■ 応用

ブレストやKJ法の進め方はとてもシンプルです。
更に効果的にするためには「アイデアの数量目標を高めにする」、
「いいね!と声を掛け合う」
「多グループで実施する場合は数を競い合う」などの方法もあります。

また、ブレスト(KJ法)が終わった段階ではまさに玉石混交と言った状態といえます。
そこから使えるアイデアにするには、
「効果性」「実現性」「新規性」などの評価基準を設けて、
みんなで投票して取捨選択するやり方もいいですね。


■ おわりに

すでに、ブレストもKJ法も職場で活用しておられる方も多いでしょう。
組織変更などがあり、最近忘れていたという方もいるかもしれません。
Zoomを使ってのブレストも有効ですね。

柔軟なアイデアを引き出し、メンバーの創造力を向上させ、
メンバー同士の距離を縮める、ブレスト(KJ法)、ぜひ実践してみませんか?

何度もいいますが、私が好きな問題解決法です。



posted by suzumura at 11:31| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事で自分を育てる

2022年02月22日

今日の楽しみは?


楽しいことを探す、創リ出す

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■ 今日の楽しいことは?

突然ですが、
「今日のあなたの楽しみはなんですか?」

「突然そんなこと言われても、特にないよ」
ですよね。

多くのビジネスパーソンにとって、
「今日の楽しみはない」というのが現実ではないでしょうか?

もし「今日の楽しみ」がスラスラ出てきた人は、素晴らしいです!!
充実した仕事人生、送っておられますねえ。
羨ましい!!

もし「今日の楽しみ」があるとしたら。

たとえば、若手のビジネスパーソンなら。
・就業後の友人との飲み会
・就業後の恋人との食事会

では中年のビジネスパーソンなら。
・仕事帰りのイッパイ
・仕事帰りのお気に入りのスイーツ購入
・専門店での買い物
などなど。

ということは、いずれも仕事外のこと。

私自身も、会社員時代、仕事帰りのイッパイが楽しみでした。
これ、考えてみると、ちょいと寂しい人生ですね。

あなたはどうですか?


■「楽しいこと」を見つけ、創り出そう

仕事中、就業中に「楽しむことまったくはない」。
ということは、
楽しくないコト(仕事)に8時間以上、日々費やす人生か・・・。

そこで、
同じ8時間、10時間ならば、できるだけ楽しく過ごす方がよい、と思いませんか。

イヤイヤなのか、あえて楽しいと思って取り組むのか。
おのずと結果も変わってきて、なによりも自分自身の成長や向上につながるでしょう。

だから、あえて、今日の楽しみを創出、つまりひねり出してみる。

たとえば、
「いつもの長時間(無意味)会議」を楽しむとしたなら、
・マンウォッチングしてみる…誰がどんな状態で過ごすか観察する
・突飛、かつ正常な発言をして、会議の流れを変えてみる
 (自己責任で)
・聴いているフリをして、別のことをコソコソしてみる
 (見つかったらヤバいですが)

あるいは、ファシリテーションを学び、
思い切って「会議の進め方」の効率化を提言し、自分が進行役になる。
なんて方法はベストだと思いますが。

他にも
「自分にとっては苦役(辛い仕事)だと考える業務の中に楽しみを創造してみる」
なんてことも、やってみる価値はあると思うのです。

・顧客への電話営業○○件
⇒ これはもう「ゲーム感覚」で楽しむしかないでしょう。
  「○○件できた」「○○件、良い反応が得られた」などなど達成感につながります。

・日報作成
「毎日毎日、同じようなことばかり書かされて、上司は見ていないのに(ハンコを押すだけ)」
 とのとの声も多いのですが。
⇒ 自分のための「1日のふりかえり作業」として自分のために有効活用する。
  しっかりふりかえって、良かったこと、反省点、それらの理由と、
  改善点を導き出し、今後につなげる。これはもう、成長間違いなしです!
  となると、楽しみに変わるかも・・・

・ハードルの高い仕事
「できない」「自分には無理」「指示されたからイヤイヤやる」
などネガティブな気持ちで取り組む業務も多いでしょう。

そんなときも、その仕事から自分にとってのメリットを無理くり導き出してみると、
これらも自分の成長、スキルアップに大きく影響することに気づきます。
難関を乗り越えて得られたモノ、大きいですよね。


■ おわりに

実は、今朝、ふと「今日の楽しみは?」という自問が閃いたのはいいのですが、
「ないなあ〜」
が本音でした。

それに気づいて、このブログにまとめることにしたのです。

あえて言う、強いて言う、見方を変える、
自分にとってのメリットとしてとらえてみる。

つまり、視点を変える、思考を変えることによって、
物事は好転し、「楽しむ」という本来私たちの特権を取り戻すこともできる
という訳です。

ということで、「今日の楽しみ」考えてみませんか?


今の私は、このブログをまとめてアップすることが達成感につながり、
それは楽しみであると思うのです。

ちなみに、今朝は時間の余裕もあったので「起承転結」でまとめてみました。
内容はともあれ、達成感はあります。

ほかには、とても俗っぽいことですが
「夜の体重を○○g減らす」なんてことも楽しみとして自覚しました。
「楽しみ」として自覚することで「達成できるかも!!」



posted by suzumura at 09:20| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事で自分を育てる

2022年02月08日

目につく上司の悪い癖

上司のクセ


上司の悪いクセにうまく対応しよう!


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世の中、
「自分と合うな」と思える上司もいますが、
「自分とは合わない!」と思える上司もいるものです。
こちらの方が多いかも・・・。

仕事はできても、尊敬できない、受け容れられない、腹立たしい、
なんていう上司もいます。

まあ、客観的にみてみると、
上司としても、立場上、そうせざるを得ない、
なんていう場合もあるでしょう。
だとしても、部下としてはたまったものではありません。

上司の言動がどうしても受け容れられないとき、どうするか。
上司の悪いクセへの対処方法があります。

参考になるといいのですが・・・。


■ 上司の悪いクセと本音、そして対処方法

1.思いつきで部下に指示を出す
・上司の本音
「湧いてきた(思いついた)アイデアは、口にしないと忘れてしまうから・・・」
「本当は、自分のアイデアを実行するかどうかは、
 部下に任せているのだが・・・」

・対処方法
@ 仕事にとってプラスになると思えるアイデアのみ選別して、実行する
A アイデアを自分流に(現場感覚で)解釈して実行する

・・・アルアルですよね。
 まさに「思いつきだなあ」と思える指示。
 部下としては、吟味することが必要ですね。
 なかには、即座に吟味し、ほったらかしにしている部下も多いのでは。

2.仕事の良いところ取りをする
・上司の本音
「組織の業績を高めることこそ上司の仕事なので・・・」

・対処方法
A 大人になる。つまり気にしない
@ その仕事の責任は結局上司にある、と心得る

・・・良いとこ取りする上司。
腹が立つものですが、まあ、しかたないか。
「所詮、自分がかわいい器の小さな人間なのだ」と、見限るしかありませんね。
そして、ビジネスライクで付き合うとか。

3.大事なところで(ミスが発生した場合)責任を部下に転嫁する
・上司の本音
「自分も人の子、つい保身に走ってしまう」

・対処方法
@ 上司に借りを作る気持ちで、潔く受ける
A 「私が間違えました」堂々と主張する

・・・この対処方法、できますか?
@の場合、上司は部下に借りを作ったなんて絶対思っていないし、
すぐに忘れてしまうでしょう。
私なら、責任転嫁されたことを利用します。
つまり、その上の人、あるいは関係者に堂々と「私のミスです」と謝ります。
その結果、好印象を与えるのではないでしょうか・・・なんてね。

4.行きたくないのに飲みに誘う
・上司の本音
「コミュニケーションを大事にしている」
「部下を大切にしていることを伝えたい」

・対処方法
@ 3回に1回は同行する
➁ 最初に「今日は○○時まで」とクギをさす

・・・確かに、プライベートまで上司に付き合うのはいやだ
 というビジネスパーソン、多くなってきました。
 とはいえ、上司との飲み会は距離を縮める方法の一つでもあります。
 上司の本音が聞けたり、自分の本音や希望をこっそり伝えることもできます。
 ならば、上司との飲み会は有効に使いたいですね。
 ちなみに私は、上司との飲み会、大好きでした・・・

5.長々と自慢話を語る
・上司の本音
「本人は教育の一環だと思っている」
「実は、自慢話は心地よい(部下なら反論せずに聞いてくれるので)」

・対処方法
@ しっかりと聞き、受け入れる
A 質問して、自分のためになることを引き出す

6.話を最後まで聴かずにすぐにアドバイスをする
・上司の本音
「経験からすぐに答えが分かってしまう」
「部下のためを思って、アドバイスをする」
「自分が経験豊かで知識もあることを伝えたい」

・対処方法
@ とりあえずは、耳を傾ける
A トンチンカンなアドバイスを始めたら、すごく怪訝な顔をする
B 上司に話をする時、結論や目的を先に言う

・・・そうなんですよ。
忙しい上司は、部下の話の途中で答えが分かってしまい、
良かれと思ってアドバイスや指示をしがち。

やはりBの結論や目的から話すことが肝要ですね。

7.気分屋で話しかけるタイミングが難しい
・上司の本音
「案件が多すぎたり、色々な人とのトラブルで頭がいっぱい」
「心配事があり、つい顔に出てしまう」

・対処方法
@ 「またか」と気にしないで、話しかけてもいいかを聞く
A 緊急時には、かまわないから結論や目的で口火を切る

・・・仕事のできる上司に、「気分屋さん」もいます。
部下なら声をかけるのをためらってしまうもの。
しかし、バッドニュースファストといわれるように、
悪いニュースこそすぐに上司に伝えるべき。
たとえ今以上に機嫌が悪くなったとしても。
大事になる前に知らせることが大切です。
そして、部下としても鋼の心臓が必要ですね。

8.挨拶をしても返してくれたことがない
・上司の本音
「挨拶は部下がするもので、自分からする必要はない」

・対処方法
@ 自分から挨拶を続ける
A メンバー同士で楽しく挨拶をする雰囲気をつくる

・・・これだけコミュニケーションの必要性が叫ばれている今、
それでも自分から挨拶をしない上司、
部下が挨拶をしても返さない上司っているものです。

自分から挨拶をし続けるに限ります。
それも、明るく元気よく。
あるいは、朝礼などで、「コミュニケーションの勉強をしている」
ことを紹介し、「自分から挨拶する上司は好かれる」
なんてことを発表してもいいかも。


■ おわりに

こうしてみてみると、上司の悪い癖、多いですよね。
まさに、アルアル。

いえることは、上司も人間。
良い点もあれば、困った点もあるもの。
完璧な人、自分の想い通りの他人って、いませんから。

ならば部下としては、賢く上司と対応するに限ります。

だって、自分の評価や将来を決めるのは、
まず直属の上司なのですから・・・


posted by suzumura at 20:47| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事で自分を育てる

2022年02月01日

「代役」はチャンス


代役を活用しよう


20220118.JPG


2月に入りました。

オミクロン株の感染拡大が止まりません。
2月がピーク、との声もあります。
どうなのかな・・・?

感染者が増大するなか、T
V出演者の中にも感染者や濃厚接触者が判明し、
出演を見合わせるという事態に陥っています。

出演できない人に代わって、代役の人が出演する、といった番組もあります。
アナウンサーも代役が多いですね。

ビジネスシーンでも、
代役が担当することも増えているのではないでしょうか。

TVでは、代役となる人は相応の人を当てる場合が多いようです。
バイキングで「おぎやはぎさん」が言っていました。

一方、ビジネスシーンでは、
同僚、あるいは部下が担当することになるでしょう。

代役を指示された場合、
「そんな大役、受けられるわけないでしょ」とか
「自分には無理」とか、
「うまくいくわけない、嫌だなア〜」
なんて思う人も多いかもしれません。

が、ここは考えどき!

代役に指名されるのはピンチではなく、チャンスなのです!

なによりも、代役に指名されることは光栄なことです。

なぜなら、代役にふさわしいと判断されたから、指名されたのです。
ふさわしくないということなら、指名されることはないでしょう。
と、考えると、ちょっとやる気もあがりますね。

代役のチャンスとして、イロイロ挙げることができます。
先輩や上司の代役を担うことになったら、現時点では携わることはない、
背伸びをした経験ができます。
一歩上の、プレゼンテーション力、説得力、そして判断や決断も経験できます。
いずれも自分を試すチャンスです。

なににも増して、自分をアピールする機会になります。
もしかしたら、自分が避けてきたこと、できないと思っていたこと、
あるいは、気づかなかった能力が顕在化するかもしれません。

もちろん、代役として通用するように十分な準備をすることは必須です。
身に余る大役だとしたら緊張するかもしれませんが、
念入りな準備をしておけば大丈夫です。
分からないことがあったら、徹底的に調べたり、周りの人に質問、確認しましょう。

代役となると、準備の時間は限られるでしょう。
徹夜もいとわず、挑戦してみませんか。
うまくいったら大きな自信と周囲からの信頼につながります。

たとえうまくいかなかったとしても、その努力は必ず自分の血や肉となり、
うまくいかなかった理由は教訓となり、自分を成長させてくれるでしょう。

そんなことを考えていると、実は、私にも、昨日、
講師の代役依頼がありました。
かなりハードであり、経験の浅い分野もあります。
が、「代役はチャンス」で、新しい経験ができるのが楽しみです。
なにより、私に代役を指名してくださったことに感謝です。

さあ、代役を楽しみましょう。自ら代役を申し出てもいいかも・・・

もっというと、代役を指名されても困らないように、
日頃から準備をしておくこと、必要ですね。


posted by suzumura at 08:45| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事で自分を育てる

2021年12月14日

上司から信頼される


上司が信頼する部下とは?
あなたは上司に頼りにされている?


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先日、上司との良い関係づくりを戦略的に考え、
取り組むことを提案しました。

どんな上司であっても良い機能はあるはずで、
それを自分にとってのメリットととらえることで、
戦略的に対処できるようになります。

これはいわゆる「ボス・マネジメント」と呼ばれる考え方です。

上司から一方的に管理されるばかりでなく、
部下の方も上司を戦略的に管理しよう、という考え方です。
ちょっと、気が楽になり、楽しくもありますね。

さて、
では、あなたはその上司から頼りにされているでしょうか?

もちろん、あなたは一生懸命、必死でがんばっていて、
仕事も精一杯取 り組んでいますよねえ。
たぶん・・・。

でも、上司から見たらどうでしょうか?

ということで、上司が信頼する部下像について
ご紹介します。


■「使える部下」か「使えない部下」

ポイントは、使えるか、使えないか・・・

確かに、上司としたら「こいつ使えるな」と思えると頼りにするし、
信頼もします。

そこで「使える部下」の代表格を5つ挙げてみました。
あなたに、当てはまりますか?

1.安定して結果を出すことができる部下
「優秀だけど、結果にバラツキがある」
そんな部下なら安心して仕事を任せることはできないでしょう。
変化の激しい事業環境ではありますが、
どんな状況においても安定して結果を出している部下は、
使える部下といえます。

2.期待以上の仕事をする部下
上司の期待する以上の仕事をする部下。
よい結果をたたき出す部下。

常にとは言いませんが、
できるだけ「期待以上の仕事」をしようと心掛けている部下も
「使える部下」といえるでしょう。

3.色々なことに気がつき、率先して動く部下
上司から指示されなくても、率先して動く部下。
仕事はもとより、仕事以外の職場内の雑事についても
率先して動いてくれる部下は、使える部下です。

4.上司の考え方の流れや次の行動をイメージでき、それをフォローする部下
上司の思考や行動の傾向を把握し、
次の手を打ってくる部下っていますよね。
ずばり「使える部下」です。
信頼感も増します。

5.報連相がきちんとできる部下
ことあるごとに簡潔に「報連相」をしてくる部下は、
使える部下です。

逆に「何をしているかわからない」
あるいは「何を考えているかわからない」そんな部下には困ってしまいます。

上司とコミュニケーションを積極的にとってくる部下は、使える部下といえるでしょう。

以上の5項目は、仕事の基本ともいえます。

この5項目を心掛けていると、必ず自分自身の成長、向上にもつながります。
上司からの評価も上々で、
いいことづくし、ですね!!


■ 上司が考える良い部下とは?

1.自分の顔をつぶさない部下
2.手が回らないところを補ってくれる部下
3.反応力が高い部下
4.自分を信頼しようとしている部下
5.自己開示をしてくる部下


■ おわりに

どんなに良い上司だとしても、上司への不満はつきものです。
人間、他人の欠点は良く見えてしまうものです。

では、自分自身は上司にとって「使える部下?」「良い部下?」でしょうか?

自分は他者からどのように見えているか?
そんなことを、ときどき考えてみてもいいのではないでしょうか。


posted by suzumura at 08:17| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事で自分を育てる

2021年12月09日

自分の顔に責任を持つ



今の自分の顔、自信あります?

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今日(12月9日)の日経新聞朝刊で注目記事がありました。

スポーツコーナーのコラム「逆風順風」での、
篠山正幸氏の「顔は自分で造るもの」です。

記事には(かいつまんでいうと)、
プロ野球の新人入団会見があいついでいるが、多くの新人はあどけなさが残っている。

ああ、そういえば、あの大谷翔平選手も、あどけなかったですねえ。

そして、そのあどけない新人たちも、プロ野球の荒波にもまれ、
表情が変わっていく。

「激しい鍛錬を経て、肉体ばかりでなく、顔もおのずと出来上がっていくものだとわかる」
としています。
そして、1840年代 第16代アメリカ合衆国大統領「リンカーン」の言葉だとされる
「40歳を過ぎたら自分の顔に責任を持たなければならない」を紹介しています。

最後に、
「40歳どころか25歳、
遅くとも30歳までに顔ができていなければならないプロ野球の世界は
一段と厳しい。
荒波にもまれ、若い人たちがどんな風貌を築いていくのか、見守りたい」
と締めくくっています。

確かに。

私も会社員時代の若かりし頃、
当時の課長が係長の男性に同じようなことを言っていたのを覚えています。
たぶん、リンカーンのその言葉に共感して、部下の係長に伝え、
激励したのでしょうね。

TVなどに出演している様々なジャンルの人も、
徐々に顔つき、表情の変化が見て取れます。

同様に、ビジネスシーンにおいても、
上司、同僚、部下たちの顔つき、目つきが変わっていく様を目にします。

成長したな、本気になったな、覚悟しているな、自信を持っているな、
円満な顔になったな、などポジティブな印象を受けると、頼もしく思います。

一方、自信をなくしてるな、弱気になっているな、など、
ネガティブな印象を受けることもあります。

そして「老けたな〜」。


もちろん私も、寝起きをはじめ、鏡で自分の顔をチェックしています。
元気だな、やる気満々、口角が下がっているなどなど。

たぶん私も、年齢や経験とともに、顔つきが変わっているのでしょう。
若い頃の写真を見ると、無邪気だったり、楽しそうだったり、
自信があふれていたり。

そして最近は、年齢とともに低下、劣化していく自分の顔があり、
ちょっと自信を失いかけています。

それでも、そんな自分の顔に責任をもつべきなのでしょう。

このコラムにあるように「顔は自分で作るもの」です。
努力や鍛錬、心の在り方などにより、自分の顔は作り変えられる。
そして、今の自分の顔に自信をもてるようになる。

そうありたいと思う、今日この頃です。


さて、あなたは、自分の今の顔に自信を持てますか?


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2021年11月15日

楽しむ強味




やっぱりね!
「楽しめるって、強い」



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すごいですねえ。
瀬戸の「藤井聡太」さん。
「藤井四冠?」「藤井竜王?」
強いですねえ。

そして、カワイイし、謙虚だし。

今朝(11月15日)のTV番組「ドデスカ」では、
師匠の「杉本昌隆氏」が出演していました。
ひっぱりだこ?

そこで、藤井聡太四冠の強みを問われると?
「楽しめる強み」と。

将棋を心から楽しんでいる。
だから、苦痛とか大変だとかも、楽しんでいるようです。

ああ、確かに。

そういえば、大谷翔平選手も野球を楽しんでいるでしょう。

そこで思うのです。
仕事を楽しめるなら、絶対、強い!
ですよね。

仕事、楽しめていますか?
もし、「仕事を楽しもう」と意識を変えたら、どうなるでしょう?
どんな嫌な仕事も、どんな大変な仕事でも、
取り組み方も変わってくるかもしれません。

私事ですが・・・
ならば、今抱えて苦戦しているレポートつくりも、
楽しむことにしようかな・・・
最近、楽しむこと、忘れさっていたので。

ちなみに、藤井竜王の活躍で、杉本師匠も、おやつも、ランチも
超人気ですね。

杉本師匠も、人柄いいですし。

小室夫妻もNYへ渡りました。
柔らかな笑顔とサラサラ髪を見ると、なんだか涙が。
親心にみたいに。

お幸せに。

もう、放っておいて・・・






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2021年07月22日

お荷物になっていない?


「お荷物」とは言われないように


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ビジネス雑誌「東洋経済」のネット版(2021/7/6)に
興味深い記事がありました。

タイトルは「お
荷物社員」


「ああ、うちにもいるよ」
という方も多いのではないでしょうか?

定年後や50代の社員、それとも20代、30代?
あらゆる階層で、「お荷物社員」に該当する社員がいる、
というのが現実かもしれません。

もしかして、自分も「お荷物社員」と思われているかもしれませんよ。

記事にはお荷物社員には「4つの特徴がある」としています。


■ お荷物社員の4つの特徴


1.能力やパフォーマンスが低いことへの自覚がない
記事には
「仕事ができない社員は、せっかく経験を積んでも、
教育訓練を受けても、能力・スキルがなかなか上がらない。
自分の能力やパフォーマンスが低いという自覚がないから、
そういう残念な状態がずっと続いてしまう」
との声が掲載されていました。

確かに、「自覚がない」ことは問題ですね。
最近、起こっているすべての問題が
この「本人の自覚がない」ことから発生しているようにさえ思えます。
翻って、自分自身はどうだろうか、と思います。

2.自責的に考えることができない  
記事には、
「誰でもミスや失敗があるものだが、
お荷物な社員はミスや失敗を他人のせい、環境のせいにする。
明らかに本人に問題があるというケースでも、
せいぜい『運が悪かった』と思うくらいで、自責的に考えることはない。
問題がわかっていないので、行動も変わらず、
いつまで経っても同じような失敗を繰り返している」とあります。

確かに、自分の問題を理解していない社員っていますよね。
そして、すぐに他責にするクセのある社員も。
自責で考えることは必要です。
それができないとなるとやはり「お荷物」となりますね。

3.自発的に行動しない  
記事には、
「お荷物な社員は、意欲が低いのと、リスクや責任を負いたくない
という気持ちから、とにかく自分から動こうとはしない。
入社3年目くらいまでは許せても、ずっとその調子でいると、
会社にとってはお荷物になる」
とあります。

確かに。自発的に行動しない社員は、いただけません。
がこれは、若い頃の上司や職場の雰囲気にも影響されたケースも
あるのではないでしょうか。
つまり「自発的行動」を許さない組織風土です。
それが続くと「指示待ち」になってしまうことがありますね。
気をつけたいものです。

4.周囲に悪影響をまき散らす  
記事には
「他のメンバーの足を引っ張る問題社員は、意外と悪気はないよう様子。
悪気がないから反省することなく、
いつまでも足を引っ張り続けているので、質が悪い」

確かに。
たとえば、話し好きな社員は度を超すと、悪影響の元となります。
とある研修で、
「自分は雑談が多く、場の雰囲気を盛り上げている」と自慢げに話していた
受講者がいました。
そこで「相手の仕事の邪魔にならない?」と尋ねたところ、
「邪魔になっているけど、大丈夫」との答えでした。
もしかしたら彼は、「お荷物社員」と言われているかもしれませんね。


■ まとめ

記事には
「これらの特徴をひとまとめに論じるのは難しいが、
お荷物な社員は、自分自身としっかり向き合い、態度や行動を変えていく、
ということができていないようである」
とあります。

そして「採用活動にも問題がある」とし、
「せっかく希望に燃えて入社した社員がお荷物扱いされてしまうのも、
せっかく企業が手間とコストを掛けて採用した社員を見放してしまうのも、
ともに不幸なこと。

お荷物な社員に『自分自身を見つめ直せ』と自己変革を促すだけでなく、
経営者も人事部門も自らの思考・行動を改める必要がありそう」
と結んでいます。


■ おわりに

「お荷物社員」とされてきた社員が、あるきっかけで花開く、
というケースもあります。

「腐っていた」社員が、人事異動で能力を発揮する場面もたくさん見てきました。

「お荷物社員」と言われている場合、
本人は「やる気を失っている」こともあるでしょう。

もちろん、なんと言われようと、現状にあぐらをかいている社員もいるでしょうが。

もし、自分が「お荷物社員」と言われているようなら、
人事異動を申し出るとか、転職を考えるのも方法です。

あるいは、部下に「お荷物社員」がいるなら、
思い切って、人事異動や職種変更するような異動もいいかもしれません。

いずれにしても、パレートの法則「2:8:2」のように、
どのような組織であろうと、「お荷物社員」と思われてしまう社員は発生するもの。

リーダーとしては、その社員にもできるだけモチベーションを高くもって、
戦力になってもらえるような指導も必要ですね。




posted by suzumura at 06:37| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事で自分を育てる

2021年06月25日

タイムマネジメント➁



タイムマネジメントのおさらい


20210602白アジサイ.JPG


昨日は、タイムマネジメントのセルフチェックを行いました。
結果はいかがでしたか?
気づきもあったのではないでしょうか。

今日は、「タイムマネジメント」についてのおさらいです。


■ タイムマネジメントとは

タイムマネジメントとは、
「時間の使い方の改善により、業務効率や生産性を向上させる」
ことを目的としたビジネススキルのひとつです。

具体的には、
時間の使い方を計画し、限られた時間の中で効率的に目標を達成することです。

従来のビジネスシーンでは、「スケジュール管理」が主流でした。

スケジュール管理とは、
1日のスケジュールを把握して、滞りなく作業をこなすことが目的です。

一方「タイムマネジメント」は、
限られた時間の中で生産性を向上させるために、
行動や意識をマネジメントすることにフォーカスした手法です。

近年、定型化された業務が減る一方、
複雑化する業務や効果の最大化を主眼とした仕事が増加傾向にあります。

そのため、業務をスケジュール通りこなすスキルより、
効率よくタスクをこなすために不可欠な行動や意識改革が求められているのです。

なお、タイムマネジメントだけでなくPDCAも取り入れることでより効果的になります。


■ タイムマネジメントを取り入れる背景

時間を管理する手法でなく、
生産性を向上させるための行動マネジメントの手法が注目されていることには次の理由があります。

・「働き方改革」の推進
これまで日本企業の多くでは、残業が常態化し多く残業することが
美徳とされていました。

ダラダラと仕事を続け、遅くまで残業をすることが是とされた時代は去り、
今や効率的に短時間で仕事をこなし、目標を達成して成果を上げ、
さらにはプライベートも充実させる、という時代になったのです。

・生産性の向上
日本の企業競争力は低下傾向にあるといわれ、
今後、海外企業の技術発展や市場競争の激化により、
より深刻な問題になることが予想されています。

従来の高品質なジャパンブランドを維持するためには、
タイムマネジメントを通して、組織全体の業務効率化を推進し、
生産性を高めていくことが不可欠とされていているのです。

・コロナ禍
新型コロナウイルスの感染拡大が治まらない今、
これまでの働き方の不具合や弱点が露呈し、
さまざまな働き方が模索されています。

これまでの企業からの一元管理で働く時代から、
社員一人一人が自らをマネジメントする時代になってきたといえるでしょう。


■ 「タイムマネジメント」を導入するメリット

タイムマネジメントの導入により、企業だけではなく、
従業員一人ひとりがさまざまなメリットを享受できます。

1.重要度の高いタスクをやりこなすことができ、仕事の効率化が図れる
タイムマネジメントにより、タスクを可視化し優先順位を決めることで、
優先度の高い業務に注力することが可能になる。
その結果、効率的に業務を遂行することができるようになる。

従来のスケジュール管理は、
目の前にある仕事をただこなすのみで、業務効率には着目しないので
改善もない。
目標達成において不可欠なタスクを把握し、実行することで、
従来のマネジメントより、求める結果が得やすくなる。

2.仕事とプライベートの両立が図れる
タイムマネジメントによる作業の効率化により、
これまで作業に充てていた時間をプライベートに割くことができるようになる。

家族や趣味に時間を使ったり、自身のキャリアアップやスキルアップにあてるなど、
時間の有効活用ができれば、
仕事とプライベートの両立による好循環なサイクルを生み出すことができる。

3.ふりかえりの時間を設けることができる
中長期的なメリットとしては、業務の効率化によって捻出した時間を、
より生産性を高めるためのふりかえりの時間にすることができる。

日々の業務に追われ、タスクをこなすことだけに必死になっていれば、
当然日々の業務の出来やタスクの緊急性や重要性を再考する時間を
作ることができない。

しかし、一度タイムマネジメントの概念が定着すれば、
空いた時間で「計画通りに進行しているか」や、
「時間配分は適切か」など、
適正にタイムマネジメントを行えているかを振り返る時間を作れる。

4.残業時間を削減しコストカットに寄与
タイムマネジメントの導入は経営効率化にも寄与することができる。

タイムマネジメントを行うことで、従業員一人当たりの作業効率が高まり、
残業時間やそれにかかるランニングコストを削減することもできる。

残業時間が減れば、従業員の満足度の向上やエンゲージメントの醸成も
期待できる。


■ おわりに

多くの働く人は、
「スケジュール管理」にとどまっているのではないでしょうか。

一歩進んで、より多くのメリットをもたらす「タイムマネジメント」
という考え方。

「タイムマネジメント」という意識を持って、
一日、一週間をすごしてみませんか?




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2021年06月24日

タイムマネジメント



うまく時間、使っていますか?


2021531夕焼け.JPG


最近、「タイムマネジメント力」が注目されています。

その理由は、
「働き方改革の促進」、
「海外企業と比べて低い生産性」、
そして「コロナ禍」などです。

海外企業との競争力を高めるためには、
タイムマネジメントを通して組織全体の業務効率化を推進し、
生産性を高めていくことが不可欠とも言われています。

時間は、すべての人に平等に1日24時間与えられていますが、
時間そのものを増やしたり延ばしたりすることはできません。

限られた時間のなかでより効率的に仕事を進めるためには、
従来からの「時間を管理する」より一歩進んで、
「仕事をコントロールする」ことが求められているのです。

「タイムマネジメントが上手にできる」とは
「仕事を上手に進めるスキルが高い」と言いかえることができます。

今日は、タイムマネジメントのセルフチェックです。(詳細は後日)


■「タイムマネジメント」セルフチェック

仕事を効率的に進め成果をあげるために必要なタイムマネジメントについて、
セルフチェックしてみましょう。
今の自分にあてはまる点数をつけてください。

全く当てはまらない・・・「1」
あまり当てはまらない・・・「2」
どちらともいえない・・・「3」
まあ当てはまる・・・「4」
当てはまる・・・「5」

1.時間の使い方を意識して仕事をしている。
2.仕事を始める前に(前日や当日の朝)その日の仕事をもれなくリストアップし、
  準備と計画のための時間を作っている。
3.時間帯(午前・午後・夕方など)によって、取り組む仕事を変えている。
4.緊急でなくても優先度の高い仕事は、
  前もって予定表に時間を確保している(開始日、期限、所要時間、優先度)。
5.納期を守るために、先を見越して計画・予定を立てている。
6.緊急案件や突発的な仕事が生じてもあわてないように、
  計画の中で余裕をもたせている。
7.仕事の負荷、優先度に応じて自分の仕事全体を柔軟に調整している。
8.仕事は先延ばしにせず早め早めに着手するようにしている。
9.すき間時間(仕事と仕事の合間時間、移動時間、たまたま空いた時間など)
  にやることを決めている。
10.主要な仕事はそれぞれの目的を確認したうえで、
  目標とする完了時間を設定している。
11.メールなどのSNSについて、
  チェックルール(チェックの回数、チェックの時間帯など)
  を決めている。
12.机や引き出し、PC内にある資料は、
  必要な時にすぐに見つけることができる。
13.手帳や時間管理ツールを活用している。

<評価>
各々の項目について、
平均点(3点)以上を目標にタイムマネジメントを実践しましょう。


■ おわりに

いかがでしたか?

コロナ禍で在宅勤務も増えた今、
改めてタイムマネジメントを意識して仕事に取り組む必要が叫ばれています。

効率よく、かつ生産性を高め、良い結果を出していくには、
タイムマネジメントが欠かせません。

改めて、「タイムマネジメント」、意識してみませんか?



posted by suzumura at 08:21| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事で自分を育てる

2021年04月14日

やりたいこと、できること、なすべきこと


本当にやりたいことはなに?


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今週は、2つの現状分析に役立つマトリクスを紹介しました。
・(4月12日)業務の重要度と緊急度を分析する
      「アイゼンハワー・マトリクス」
・(4月13日)組織の重要性と自分の欲求で業務を分析する
      「NEED/WANTマトリクス」

今日は、さらに自分のキャリアの棚卸、自己分析に役立つ
「Will・Can・Must」分析をご紹介します。


■ 「Will–Can-Must分析」とは

「Will-Can-Must」とは、
自分の仕事に対する取り組み方や考え方について、
「やりたいこと=Will」「できること=Can」「するべきこと=Must」の
3つの視点で分析するものです。

3つのいずれもが重なり合うところに、
自分がやりがいを一番感じることがある、
つまり、一番自分がやりたいこともわかる、というものです。

では、詳しく見ていきましょう。


■ 「Will-Can-Must分析」の進め方

3つの円を、重なり合う部分をとともに描ききます。
それぞれの円に、自分が考える
「やりたいこと=Will」「できること=Can」「するべきこと=Must」
を書き込んでいきます。
(ネットにもイロイロ出ていますのでご覧ください)

・「Will(やりたいこと)」=何をやりたいのか?
やりたいことを書き出していきます。
今の職場内でも、会社全体でも、転職先を考えても、
独立を考えてもいいですね。
職種、業種でもいいでしょう。

最近は、「やりたい仕事(コト)がわからない」という人も多いようですが、
抽象的な表現でもいいので、書き入れてみてください。
「〜〜が好き」「〜〜に興味がある」「こんな生き方がしたい」など。

実は、人は選択肢が増えすぎると、
結論を後回しにしてしまう傾向があるといわれています。
やりたいことが多い人にとっては、選択肢をしぼるために、
大まかな方向性を決める際に役立ちます。

また、「なぜそれがやりたいのか」を自問してみるのもいいでしょう。
それは、自分の価値観を深掘りして、本質的な動機を見いだしていく作業です。

そうすれば、ひとつの選択肢が実現しなかったとしても、
ほかの方法を探していけるので、より柔軟にキャリアを考えていくことができます。

・「Can(できること)」=何ができるのか?
できることは、「専門スキル」と「ポータブルスキル」の2つに分けられます。

「専門スキル」とは、特定の業界や職種で活かせるスキルのことです。
営業や企画、エンジニアなど、これまでに経験してきた仕事によって
得られた特定のスキルです。
「◯◯業界で××という仕事に携わった」といった経験や、
日々の業務で行っていることなどが専門スキルになります。

・「ポータブルスキル」とは、
仕事の進め方や個人の性格からもたらされるスキルで、
持ち運び可能なスキルともいわれています。

業種や職種が変わっても活かすことができるので、
いわゆる「長所」にあたります。

ちなみに、「長所がありません」という方も多いのですが、
そういうときは、上司や先輩、関係先からほめられたことや、
お客様に感謝されたことを思い出してみてください。

・「Must(求められること)」=なすべきこと
組織、上司、あるいは同僚や部下、後輩から求められているコト。
それは、業績や成果のみならず、リーダーシップの発揮、
コミュニケーション力、チームビルディングなども入ります。

ここもじっくり考えてみると、色々見えてきます。


■ 3つの円が重なり合う領域

この3つの要素が重なり合う領域に入ることが、
一番やりがいのあることであり、
一番パフォーマンスを発揮できることでもあります。

3つの分析から、今の自分にドンピシャな仕事、業務を導き出してみましょう。


■ おわりに

簡単にご紹介しましたが、「Will –Can-Must分析」については諸説あります。

社員のモチベーションアップやキャリア開発のために使われる場合や、
就活のためのキャリア分析、
さらにはチームにおける方向性を決める際にも活用されています。

この分析も、1回で終わらず、定期的に実施するといいでしょう。
なんせ、内部環境も外部環境も、自分自身も常に変化していく時代ですから。



posted by suzumura at 08:59| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事で自分を育てる

2021年04月13日

仕事を組織の必要性からふりかえる


NEED/WANTマトリクス


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昨日(2021年4月12日)、
仕事の効率を高めるための「アイゼンハワー・マトリクス」をご紹介しました。

今日は、「自分の欲求」と「組織の必要性」で業務を分析する
「NEED・WANTマトリクス」をご紹介します。


■ NEED・WANTマトリクスとは

「アイゼンハワーマトリクス」と同様に、
紙の中心に縦軸と横軸を描き、4領域をつくります。

横軸は「自分の欲求=WANT」で、
右にいくほど欲求が高くなります。
つまり、右の領域は「自分はやりたい業務」、
左の領域は「自分はやりたくない業務」となります。

縦軸は「組織としての必要性=NEED」で、
上にいくほど、「組織として必要な仕事」です。
つまり、上の領域は組織として必要な仕事、
下の領域は「組織として必要のない仕事」となります。

・必要性とは
今行っている業務が、企業にとってどれだけ重要かということです。
企業が掲げるビジョンに沿った業務かどうかを表します。
企業側からすれば、MUST(やるべき)な業務となります。

・欲求度とは
自分自身がその業務に対して、どれだけモチベーションが高く、
やりたいと考えているかということです。


■ 4つの領域

NEED・WANTマトリクスで分け4つの領域は、
「必要性(高)×欲求(高)」・「必要性(低)×欲求(高)」
「必要性(高)×欲求(低)」・「必要性(低)×欲求(低)」となります。

・必要性(高)×欲求(高)=ライフワーク
この領域の業務が増えると組織は強くなる
企業としての必要性が高いことに加え、個人の欲求度も高い業務は、
理想的な業務といえます。
自分はモチベーションを高く保てて業務をこなすことができ、
それが会社の方向性とも合っている業務です。
この領域にある業務を増やせば増やすほど組織の力も高まり、
同時に、自分の評価やキャリアも高まっていきます。

・必要性(低)×欲求(高)=ライクワーク
高いモチベーションが望めるが、組織としての持続性は低い。組織に還元できる仕組みを検討する

企業としての必要性は低いのですが、個人の欲求度が高い業務です。
こちらは個人的に取り組んでいるようなタスクといえ、
個人にとっては楽しい業務ですが、会社への貢献度が低くなりがちです。
この領域の業務は、
会社への貢献度が高まるような業務に切り替える工夫が必要です。
改善力、創造力に見せどころですね!

・必要性(高)×欲求(低)=ライスワーク
組織への貢献度は高いが、この業務が多すぎるとメンバーへの負担が増加する。メンバーの欲求と紐づけられないか検討する

企業としての必要性は高いですが、個人の欲求度が低いケースです。
企業で働く多くのビジネスパーソンにとって、
この領域に分類される業務が多いのではないでしょうか。
やる気はないのに、会社としてはやらなければいけない業務のため、
仕方なくやっている状態です。
あるいは「生活のための仕事」と思える業務です。

このパターンは、個人の業務に対する考え方が重要になってきます。
このままモチベーション低く取り組んでいても、
得られるものは少ないでしょう。
やる気のなさは評価を下げますし、自身のキャリアアップもおぼつきません。

そこで、その仕事がどのような業務になったら、
あるいは捉え方をどう変えたら、より主体的に行動できるかを考えてみます。
「ものは考えよう」ですから。

考えるうちに、次に紹介する「必要性も低い業務」だったことに気づき、
やらないという選択肢も生まれてきます。

あるいは、欲求度が高くなるように工夫することで、
会社と個人とでWIN-WINな関係を築けるようになります。

・必要性(低)×欲求(低)=ライワーク(嘘の仕事)
続けても得るものがない業務。廃止や簡素化を探る

最後は、企業としての必要性も低く、
個人の欲求度も低いケースです。
ここに分類された業務はやらない方向に持っていくことを念頭に、
どのようにしたらここにあるタスクを除外できるか考えます。

そうすることによって、これまでここに割いていた時間が削減され、
その結果余裕も生まれ、他の業務に取り掛かれるようになります。


■ NEED・WANTマトリクスの進め方

1.タスクの洗い出し
まずは業務の洗い出しから始めます。
今、取り組んでいる業務をポストイットなどに、ドンドン書いていきます。
毎日行っている業務に目がいきがちですが、
月ごとや週ごとなど定期的にしている業務も書き出していきます。

2.マトリクスで分類
次に、ポストイットに洗い出した業務を
NEED・WANTマトリクスの4領域に分類していきます。

3.業務のふりかえり
4分類で可視化された業務をふりかえっていきます。
普段は、上司からフィードバックやコメントをもらうことで、
業務が整理されていくことが多いものです。

しかしNEED・WANTマトリクスを用いると、
客観的に担当業務を見ることができるので、
自分自身で業務の棚卸しを行うことができます。

ふりかえる際には、
どうすればポストイットを他のフィールド、
特に「必要性(高)×欲求(高)=ライフワーク」に移動できるかを考えます。

ふりかえることと、工夫・改善が大事です。

また、この工夫・改善をしていくなかで
「必要性(高)×欲求(高)」領域に分類できる業務が少ないようであれば、
今働いている職場そのものの見直しも必要かもしれません。

なぜなら会社のビジョンと個人のビジョンがマッチしていないからです。

会社の在籍期間が長くなれば長くなるほど抜け出しづらくなるため、
いち早くミスマッチに気づけるよう定期的に行うといいでしょう。

4.年度ごとの振り返りとデータ化
2020年度版、2021年度場というように、最低限、年度ごとにふりかえります。
その際データとして残すためにエクセルやパワーポイント等で
記録をとっておくのもおすすめです。

また改善を行うと同時に優先順位も付けていきましょう。
優先順位を付けて会社にとっても自分にとってもメリットのある業務から取り組みましょう。


■ おわりに

細かく(長々と)紹介しました。

「WANT」を、自分自身ではなく、
自部署の部下、あるいは従業員全体と捉えると、
働きやすく、成果も出やすい業務を増やすことができます。

ぜひ、取り組んでみませんか?
あなた自身のWANT、部下やチーム全体のWANTが必要です。



posted by suzumura at 08:21| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事で自分を育てる

2021年04月12日

効率よく仕事をする



アイゼンハワー・マトリクス
「緊急でなくても重要な仕事」がある



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まだまだ続くコロナ禍、業務の量が増えてきているのではないでしょうか?
あるいは、「やめるべき」ことも見えてきたかも。

効率よく仕事を進めていくために参考になるのが、
「アイゼンハワー・マトリクス」です。


■ アイゼンハワー・マトリクスとは?

米国の第 34 代大統領のドワイト・D・アイゼンハワーが、
演説の中で語った有名な言葉から引用されました。

「最も決断を急ぐべき案件が、最も重要な案件であることは滅多にない」

また、次のような演説も紹介されています。

「私が抱える問題には『緊急』と『重要』の2種類ある。
『緊急』のものは『重要』ではなく、『重要』なものは決して『緊急』ではない」

「大事なことは緊急であることはほとんどなく、
緊急なことが大事であることもほとんどない」

アイゼンハワーは
業務遂行能力の高さ、時間管理の達人としてよく知られていて、
そのため多くの人が彼の目標設定や時間管理の手法を詳しく研究しています。

その 1 人「スティーブン・コビー氏」は自著「7つの習慣」の中で、
アイゼンハワーのアプローチについて、
タスクの優先順位付けを行うためのシンプルな手法としてまとめました。

それが、アイゼンハワー・マトリクスです。

アイゼンハワー・マトリクスは、
タスクの優先順位付けや仕事量の管理に役立つシンプルなフレームワークで、
「アイゼンハワーの法則」、「緊急度/重要度マトリクス」などとも呼ばれています。


■ アイゼンハワー・マトリクスの作り方

タスクを緊急性と重要性の両面から評価、分類します。

用紙の中心に十文字を描き、
横軸を「緊急性」とし、右にいくほど緊急性が高くなります。
縦軸は「重要性」で、上にいくほど重要性は高くなります。

こうして4つの領域をつくり、自分のタスクを分類していきます。

「第 1 領域」・・・緊急かつ重要なタスク(すぐに完了すべきタスク)
可能な限り早く着手することが大事な「最優先タスク」で、
「価値ある仕事」ともいえます。

例 トップからの指示の遂行
  重大な事故やクレームへの対応
  差し迫った問題の解決
  危機や災害への対応

一般に、この種のタスクはすぐに片付けるか、
その日のうちには終えておく必要があります。

・「第 2 領域」・・・重要だが緊急ではないタスク
(スケジュールに入れておくべきタスク)
重要度は高のですが明確な期限が決まっていない(決めていない)
タスクです。

重要とはわかっていても緊急ではないので、つい後回しにしがち。
けれど、この領域のタスクは「将来への投資」と捉えることもできます。
そう考えると、計画に入れておきたいですよね。

例 自分のスキルアップ
  部下指導、部下育成
  チームビルディング
  業務システムの改善
  転職の準備(?)

・「第 3 領域」・・・緊急だが重要でないタスク(他の人に委任すべきタスク)
急ぎではあるものの、自分自身が取り組まなければならないほど
重要度が高くないタスクです。

これら業務は、他のメンバー、部下、後輩に依頼した方がいいでしょう。
「見せかけの仕事」と言えるタスクです。

例 定型的な作業
  明確な目的のない対面会議や電話会議
  大事ではない頼まれごと
  雑務

・「第 4 領域」・・・緊急でもなく重要でもないタスク(避けるべきタスク)
ずばり、無駄な業務であり、可能であれば避けた方がよいでしょう。
ほとんどの場合、この種のタスクは無視してしまうか、キャンセルするといいかも。

例 暇つぶしの作業
  業務の待ち時間
  意味や意義のない無駄話
  無駄なメール
  不必要な習慣


■ アイゼンハワー・マトリクスの活用方法

個人においても企業としても、毎日または毎週のタスクについて
アイゼンハワー・マトリクスを使って計画、委任、優先順位付け、
そしてスケジュール設定することができます。

手持ちの業務を4 領域の分類することで、
その業務の緊急度や適切な取り組み方を判断できるようになります。

アイゼンハワーの法則を活用することで、
タスクを「重要度」と「緊急度」という尺度から視覚化できるようになります。

こうした観点から作業負荷を考えるようになると、
最も重要なタスクを優先的に取り組んで、
早く完了するのがずっと簡単になります。


■ アイゼンハワー・マトリクスのメリット

メリットの大きな点は、導入の容易さです。
高額なソフトウェアを購入する必要もなく、
書き出すために長い時間を費やす必要もありません。

明確でわかりやすい優先順位付けを行うことで、
より効率的な時間管理ができるようになります。

管理職や責任あるポジションに就いている人にとっては特に効果的です。
他にも、常に複数のプロジェクトやクライアントを抱えて作業をしている
フリーランサーにも向いているといわれています。


■ アイゼンハワー・マトリクスのデメリット

デメリットとして大きなことは、
タスクの重要度を正確に見積もることが難しい点です。

たとえば、すでに急ぎで重要な作業をしているとき、
別の緊急タスクが発生するような場合です。

計画通りに進まないのが今のビジネスですから、
この点を考慮しておくことが必要ですね。

また、経験の少ない人が「目的を理解しない」まま
自分の感性でタスク分類してしまい、
領域を読み違えてしまうこともあります。
特に新入社員には分類、判断が難しく、上司、先輩の指導が必要でしょう。


■ おわりに

個人で分類するのみならず、
チームの業務をこのマトリクスで分類することによって、
職場の効率性を高めることができます。

時間を浪費するような業務を排除して、
長期的なビジネス目標に向かって着実に進めるようになるでしょう。

人手不足、コロナ禍、といったゆとりのない今、
「アイゼンハワー・マトリクス」の手法を使って、タスク、業務の分類をし、
緊急になる前に重要な仕事をかたづけるといった戦略にも役立ちそうです。


ところで、あなたは
「緊急で重要な仕事はどれか」を理解していますか?
「緊急ではないが重要な仕事」には、
いつ取り組めばいいのか見当がついていますか?



posted by suzumura at 11:35| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事で自分を育てる