2014年05月05日

おとなのビジネスメールC

子供の日です。
東京で、早朝、大きな地震が
あったようですね。

大きな被害はなかったようで、
よかったですね。


毎週月曜日は、
ビジネスマナーを特集しています。

4月からのテーマは、
「ビジネスメールのマナー」

先週までは、
「ビジネスメールの基本ルール」
でした。

今日は

3.その他

ビジネスメールで
ちょっと気をつけておいてもいいこと。
ご参考までに。

1)複数の連絡事項への返信は、
 相手の文章を引用


 簡単な連絡事項の場合は
 「了解した」という返信を送ります。

 ただし、 
 複数の要求や連絡事項があった場合は、
 「了解」や「わかりました」だけでは
 「すべて十分に理解してくれたのか?」と
 相手が不安や心配に思うこともあるでしょう。

 そこで、
 どの質問に答えたのかを明解にするために、
 相手メールの質問を引用するといいですね。

 これは、みなさんやられていますよね。


2)送信者の名前やアドレスの登録。 

 新規のお客さまからのビジネスメールを受信したら、
 相手の名前やアドレスを
 アドレス帳に登録しておくと便利です。

 次回から、
 誰からのメールなのかすぐにわかります。

 登録しておく場合、
 表示には「様」をつけておくといいですね。


3)必ず返信する。 

 社内の連絡メールなどは、
 いちいち返信せず、
 問題がある場合だけ返信する、
 というルールになっている企業も
 多いようです。

 一方、
 社外のお客さまから届いたメールには、
 受信したことを伝える意味でも
 すぐに挨拶文を返信するのがマナーですね。

 その際、
 「メール拝見しました」
 「メール拝受しました」など
 簡単な挨拶でいいでしょう。


 複雑な内容の場合は、
 「受信した」ことを伝え、
 後日、返答することを添えるといいでしょう。

 会社によっては「24時間ルール」といって、
 お客さまからのメールは、
 どんなに忙しくても
 「24時間以内に返信する」というところも
 あるようです。


4)批判的な内容のメールは注意して送る。

 電子メールはとても便利なツールですが、
 文字だけで伝達するので、
 意味や意図が正確に伝わらないことも
 あるでしょう。

 特に批判的な内容は、
 ストレートに、あるいは増幅して
 相手に伝わることもあるので
 とても注意が必要ですね。

 なお
 「深夜に書いたメールは
  翌朝、必ず読み返す」
 ことがいいとも言われています。

 手紙を書く場合でも同じことが言えますが、
 深夜は気分が高揚していたり、
 逆に、否定的な思いにかられていたり
 するものです。

 翌朝、読み返してから
 メールするといいですね。


5)メールはオープンなツールと考える。

 ご存知の方も多いと思いますが
 実は、電子メールというのは、
 メールサーバー管理者が
 すべてのメールを検閲することができる
 というものです。

 特に企業では、
 リスク管理の観点からも、
 社員のメールを検閲しているところも
 あるといいます。

 従って、
 電子メールとは
 「オープンなツールである」ことを
 念頭においておきましょう。


ということで、
「おとなのビジネスメール」
は、
今日でおしまい。

ビジネスメールが、
あなたやあなたの会社にとって、
有益なツールとなるといいですね。


今日も、
あなたにとって
楽しい子供の日になりますように!
posted by suzumura at 07:31| Comment(0) | TrackBack(0) | ビジネスマナー
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:

この記事へのトラックバックURL
http://blog.sakura.ne.jp/tb/95418294

この記事へのトラックバック