2020年07月20日

電話対応、再確認


きちんとした電話対応で好感度UP

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コロナ禍、直接会って話す機会も減っていることと思います。
一方増えているのが電話応対やメール。
これらは顔を合わせていないので、うまく伝わらない場合もあるでしょう。

今日は、電話応対について再確認してみましょう。


■ 電話応対のメリットとデメリット

まずは、電話対応のメリットとデメリットを確認してみます。

「メリット」
・素早い対応ができる。すぐに連絡がとれ、即時対応してもらえる。
・時間的・空間的にあまり制限されない。いつでもどこでも連絡できる。
・移動しなくてもいいので交通費などのコストが抑えられる。
・短時間で多くのコンタクトができる。
・非対面であるからこそ、言いにくいことがいえる。

「デメリット」
・相手の時間を奪ってしまう。
予約をしていない場合が多いので、短時間とはいえ、
突然、相手に時間を割いてもらうことになる。
・真意や意図が伝わりにくい。
視覚を用いることができず、お互いに表情や姿勢、
身振りなどが伝わらず、声だけで伝えなければならない。
・記録や証拠が残らない。
・1対1のコミュニケーションになる。
・結論が出しにくい場合場多く、複雑な話をすることができない。


■電話対応のコツ

・話し方
基本はゆっくり。相手の状況に合わせて話すスピードを調整する。
電話では対面よりもトーンが低く聞こえてしまうので、
語調をやや過剰にするなど少し高めの声を出すようにする。
伝えたいことをあらかじめメモ書きして、伝え漏らしの内容にする。

・聞き方
知らない単語や聞き取りにくい言葉は聞き返す。
ただし多すぎると相手が不快感を抱く可能性があるので注意。
主要事項は確認して、メモをとっておく。
証拠を残したい場合は、電話だけでなく他の手段(メール)を併用する。


■おわりに

電話も使いようによって便利なツールになります。
電話、メール、Zoomなど、状況に応じて使いこなすといいですね。


posted by suzumura at 05:36| Comment(0) | TrackBack(0) | ビジネスマナー
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