2020年03月17日

「要約力」をつける


要約力をあげて仕事力もアップ!

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先週、とある研修の場で受講者から、次のような声がありました。
「会議の司会進行をしているとき、
参加者の様々な発言をまとめることが苦手」

また別の企業でのベテラン女性社員のお話。
積極的に会議の司会を担当すると買って出たのはいいのですが、
まったくうまくできずに、大失敗でした、と。

リーダーのみならず、ある程度経験年数を重ねると、
会議やミーティングやで進行役、ファシリテーター役を担う機会も
多くなってくるでしょう。

色々な発言、意見をうまくまとめることができれば、
会議もスムーズに進み、参加者も納得し、
自分の評価も高まるというもの。

ということで、今日は「要約力」について考えてみましょう。


■ 要約力とは

要約力とは
「話の要点を瞬時に3〜5つのポイントにまとめるスキル」。

要約力を鍛えなければビジネスの世界では成功できない、
とも言われています。

確かに、会議のみならずビジネスシーンのあらゆる場面で
話をまとめる力が必要です。

要約力が身につけば、相手の話に合わせて瞬時に
「あなたの言いたいことは、こういうことですね」とまとめ、
自分のカードを切る(主張を伝える)こともできます。

会議の場面でも、参加者たちがああだこうだと発言した後に、
「今の議論の要点は3つです。なので・・・」と
さっとまとめられるようになれるでしょう。

相手の話を要約しつつ、自分の意見を述べる力も鍛えるといいですね。


■ 要約力を鍛える方法

色々な方法がありますが、私がお薦めするシンプルな方法をご紹介します。

ただし、要約力は人の話をただ聞くだけでは養うことはできないもの。
やはり日頃のトレーニングが必要なのです。
だから、最初は失敗しても当たり前。
失敗したとしても落ち込まず、日々、訓練に励みましょう。

1.話の内容を押さえるポイントは2つ
文章でも人の話でも、要約のポイントは次の2点です。
テーマ(主旨):何について述べているのか?
結    論 :結局、何を言いたいのか?


このテーマと結論を押さえれば、要約ができます。

ちなみに、人に話す場合でもこの2点を押さえて伝えれば、
わかりやすい話になります。

2.新聞、ネットニュース、ビジネス雑誌で
これらの文章では、
次の点に注目することで要約することができます。
「タイトルや小見出し」「導入部」「太字などで強調している箇所」
「締めくくり部分」
これらをざっと見て、主旨と結論をまとめる訓練をします。

3.書籍で
本を読みながら
「著者がこの項(章)で言いたいことは何か」
「著者がこの本で主張したいことは何か」と、
それぞれ要点を集約していきます。

頭の中で要点をまとめられない場合は、
用紙にポイントやキーワードを書き出していきます。
それらを線でつなぐことで関連性も見えてきます。


■ 「一言で言う」で鍛える

要約力を鍛える方法として「一言で言う」があります。
「一言で言う」ですが、ワンフレーズの場合でも、
主張と理由、主張を内容など、複数のフレーズでもOKです。
ただし、長々とならないように。

日常的に行える要約力を磨くトレーニング方法を紹介します。

1.ニュースを一言でまとめる
新聞やインターネットなどのニュースを一言で要約します。
ここでも「何について述べているのか」+「何を言いたいのか」
に注目します。

また、毎回違うジャンルのニュースを題材にして
要約の練習をすることで、
様々な場面で活きる要約力を磨くことができます。
政治、ビジネス、国際、社会など。
要約力アップのみならず知識も身につきます。

2. 映画や小説を一言でまとめる
映画を見たり、小説を読んだりした時、内容を一言で要約します。
趣味や娯楽の延長線上で実践できるので、
取り組みやすいトレーニングです。
話題作りにも役立ちます。

3.自分の仕事、業績、活動を一言でまとめる
自分が取り組んできたこと、最近、取り組んだことを、
今すぐ紹介できますか?

自分の業務や活動について、
いつでもどんな人にでも分かりやすく説明できるように、
自分を「要約」してみましょう。

自分にとって最も重要なことがらについて「要約力」を発揮することができます。

・・・転職の面接時にも役立ちます。


■ 会議での要約の仕方

会議でも進んで進行役を買って出ることがトレーニングになります。

方法としては
・他者の発言を自分の言葉で返す
・人の意見や考えを自分なりに解釈し、確認するように相手に返してみる


発言者が「何について発言し、何が言いたいのか」に注目し、
相手の話の内容を自分の言葉で返すします。

このとき、相手の発言内容について自分なりの解釈を加えます。
こうすることで「相手の話を要約する」練習になります。


■ おわりに

ビジネスパーソンにとって必要な「要約力」。
要約力もスキルのひとつなので、
トレーニングによって必ず身につけることができます。

議論が混沌としたとき、進行役であってもそうでなくても、
様々な意見、見解をまとめて伝えると、カッコイイですね!

会議の進行役のみならず、
日常のビジネスシーンでも「要約力」を意識することで、
今までより1つ上の視点から仕事を見渡すことができるようになります。

要約というアウトプットは、仕事力を伸ばしてくれるものでもあるのです。


posted by suzumura at 10:45| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事で自分を育てる
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