2020年01月06日

時間の使い方


ポーター教授の「CEOの時間の使い方」

20191215初冬風景.JPG


日経ビジネスの最新版(2020.01.06号)には、
新春スペシャルとして、
ハーバード大学教授の超有名「マイケル・ポーター」教授の
「最新経営論」が掲載されています。

その中で注目した内容は
「CEO(最高経営責任者)の時間管理の重要性」です。

リーダーとしても、超多忙な中、
どうやって時間を捻出するかといった
時間管理術は必要ですね。

ということで、
4つのポイントをご紹介します。


■ CEOの時間の使い方で注意すべき4つのポイント

出所:ポーター教授への取材に基づき(日経ビジネスの)編集部で作成

1.直接の報告者の人選に注意
仕事に優先順位をつけ、重要課題に集中するため補佐役に。

まとめると。
調査によるとCEOは直接報告(ダイレクトリポート)
を受ける時間が多かった。
CEOが直接報告を受けることは重要。
しかし報告をしてくる人物が優秀であればいいが、
「仕事のできない人物が担うと、本来なら必要のない仕事まで
CEOが手掛けなくてはならなくなり、その分時間が無駄になる」

・・・確かに。
チームリーダー、マネジャーの立場なら
部下から様々な声を聞き取ることは必要ですが、
CEOとなると、報告者を厳選する必要がありますね。

報告を受けるとそれに対し手を打つことになり、
そのため多くの仕事を自分が抱え込んでしまう。
つまり、時間を取られる。

自分がすべきことと、部下でもできることを判断し
部下に指示すること、大切ですね。

2.向こう3〜4カ月、何をすべきか明確に
その時期に自らが取り組むべき課題を設定することで
部下の目標も明確に

「これから3〜4カ月の間に何をなすべきかを
具体的に3〜6個ほどにまとめて書き出す。

CEO自身に明確なアジェンダ(行動計画)があるからこそ、
部下のアジェンダも明確になる。

逆にCEOのアジェンダが不明確なら、
部下も何がアジェンダなのかがわからなくなる。
その結果、CEOに様々な要求をし、
その分、CEOの時間がムダになる」

・・・確かに。
1年、半年、四半期ごとに目標を設定、見直している
組織は多いです。

経営環境が激変するなか、行動計画についても、
四半期ごと、つまり3カ月ごとに策定し直す。
そして、それを、理由や目的とともに
部下に周知徹底する。
大事です。

3.多くの電子メールには直接かかわる必要がない
どんな内容なら目を通し、変身するかについて
基準を考えるべき

「CEOが関わる電子メールについて調査をすればするほど、
本来の仕事とは言えず、
短くて内容も重要でないものが大半だということがわかった。
CEOはメールの大多数に関わる必要がないことを認識すべきだ。
CEOが受けるべきメールがどのようなもので、
変身するのはどういう場合かについて、規範を考える必要がある」

・・・確かに。
きっと、冬休み明けの今日(2020年1月6日)も
あふれんばかりの電子メールが届くことでしょう。

目を通すだけでも時間がかかり、
それに返信することでさらに時間がとられます。
CEOのみならず、電子メールについて
何かしらのルールづくりをしておくことも必要でしょう。

4.会議の時間は短縮できる
入念な準備と明確な課題の設定が時間の短縮につながる

ポーター教授は、会議時間についても調査をしたようです。
「実際に合って顔を突き合わせる会議は大切。
直接会うことは人間関係や企業文化を深める。
問題は会議に書ける時間の長さ。
1時間の会議でも皆が準備して臨み、課題をきちんと設定することなどで、
30分程度まで短くできることがわかった。

会議の時間短縮はCEOが自由に使える時間を増やすうえで
大切なテーマだ」

・・・確かに。
会議内容をふくめ会議の時間短縮は、組織の永遠のテーマです。
年はじめの今、再度、会議時間短縮と会議内容の精査に
取り組んでもいいでしょう。


■ 経営戦略の徹底

さらにポーター教授は、経営戦略を社員に徹底させることの
重要性を説いておられます。

「経営戦略を社員に徹底することも欠かせない要素。
社員が戦略を理解していれば、行動がきちんと調整される。
一方、社員が戦略を理解していないと進む方向がバラバラになり、
修正するためにCEOの時間が多く費やされる。
戦略の立案だけでなく、社員に浸透させることも
CEOの時間管理に作用する」

・・・確かに。
「経営戦略」を部門に落とし込んだ「事業戦略」など、
ただ発表、掲揚するだけでなく、
部下に、理解、浸透させることも大事です。


■ おわりに

「働き方改革」として、さまざまな業務改善に
取り組んでおられる企業も多いようです。

ポーター教授の指摘をもとに、
自組織にあった時間管理、時間短縮についてメンバーと
話し合ってもいいのではないでしょうか。

そして、
自分はどんな業務に時間を割くべきかも
押さえておく必要がありますね。

仕事はじめの日です。
2020年もうまくいきますように!



posted by suzumura at 05:56| Comment(0) | TrackBack(0) | 働きやすい職場づくり
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