2019年08月29日

ホワイトボードを使う


会議でホワイトボードをうまく使いこなそう!

2019828ハイビスカス.JPG

会議、ミーティングに慣れた人がいれば、
たとえ進行役でなくても、
すぐにホワイトボードの前に立って意見をまとめ始めます。

これも、訓練でしょうか・・・

研修のグループ討議でも、
すぐにホワイトボードを使う受講者を目にします。
こちらから勧めなくても。
すばらしいですね。
・・・会社でも習慣的に使っているんだなあと感嘆

私も議論や認識を共有する場面では、
できるだけホワイトボードを使っています。
だって、すごく効果的ですから・・・

あなたもホワイトボードの前に立って、
意見をまとめる訓練、
してみませんか?

ということで今日は、
会議でのホワイトボードの使い方、書き方を
シンプルにまとめてみました。


■ 会議でホワイトボードを使うメリット

・認識違いの防止
議論の前提や認識に違いがあるままに議論が進む、
ということはよくあること。
発言内容をホワイトボードに書きながら話し合うことで、
方向性や認識が理解、共有されやすくなる。
5Wも利用して認識違いを防止しよう。

・一体感の醸成
ホワイトボードに書きながら議論すると、
全員の視点がホワイトボードに集まる。
全員が一点を見つめながら話し合うことにより
一緒に考えているという一体感が生まれる。
「合意」の結論にも達しやすくなる。

・参加者が顔を上げる
紙の資料だけでは、みな資料を見て下を向きっぱなしになりがち。
顔を上げることで議論が活発になる。

・自分の思い通りに進められる
実は、自分がホワイトボードを書いて議論をファシリテートすると、
自分の思っている方向に持っていける。


■ ホワイトボードに書いておくべき事項

これは大切です。
以下の項目を書いておくだけで会議の質は向上します!

・会議名
・本日のテーマ
・所要時間(開始時間と終了予定時間)
・ゴール(出したいアウトプット)
 例えば「合意事項(結論)」
 「実行計画(アクションプラン)誰が、いつまでに、何をやるのか
 など
これらを始めに書いておくだけで、脱線や結論が出ないといった問題が減る。
参加者の意識も共有できる。


■ わかりやすいホワイトボード書き方

・発言をそのまま書くのではなく、ポイントを書く
発言をそのまま書いていくのは非効率。
まずはポイントを書き、時間のあるときに必要なことを書き足す。
ただしキーワードだけでは意味がわからなくなる場合もあるので、
意図が通じる程度の文章で書く。
発言をしばらく聞いて、ある程度意図がつかめてから
書き始めることもいい。
また、2〜3人の発言を聞いてから、ポイントを書く方法もある。

いずれにしても、発言者が「何と言ったか」ではなく、
「何を言いたかったか」を汲み取ることがポイント。

・見やすいのは「丸文字」や「四角文字」
ビジュアル的に「見やすく」書くことも大切。
文字は大きすぎず、小さすぎず、最後列の人が認識できる大きさで。
ホワイトボードに書く文字は「斜体」は見にくい。
あえて丸い文字、角ばった文字で書くように意識するといい。

・強調の技術
出てきた意見の大切なポイントを強調するために工夫する
<マーカー色を使い分け>
通常は「黒」、大切なことは「青」、
決定事項は「赤」で書くなど、色に意味づけをして使い分ける。
ただし、大切なこと=「青」とした場合、
一度青を使うとどんどん青字が増え、
最後は青字で埋まるというのはありがちなので、
できるだけ黒を使うのが基本。

・文字を線で囲む、波線などを引く

・書く領域のプラニング
ホワイトボードで書くのがうまい人は、
書き始める前からどこに何を書こうかを考えている。
書きだす前に、ホワイトボードを2分割ないし4分割し
それぞれの領域に何を書くかを決めて書き始める。

<プラニング例>
・左側に「現状、問題点、原因」
・右側にそれに対応した対策、優先順位など


■ おわりに

ダラダラで結論が出ない、
誰な何をやるのか決まらない、
などの会議の不具合をカイゼンするために
効果的にホワイトボードを使おう!
ということです。

「スピード」「モチベーションコントロール」
「議論の発散と収束」などを意識しつつ、
ホワイトボードが書けることが目標ですね。

自分がホワイトボードを使って議論をまとめることによって、
確実にリーダーシップも身につきます。

たとえ失敗したとしても、
大丈夫。
しっかりとふりかえることで改善し、
かつトレーニングだと認識しましょう。

ということで、
あなたも、あなたの部下にも
ホワイトボード書きを指名してみませんか?



posted by suzumura at 18:46| Comment(0) | TrackBack(0) | リーダーシップ
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