2018年11月28日

簡潔に、わかりやすく


わかりやすく伝えたい

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ビジネスシーンでご活躍されている人の中には、
わかりやすく説明する人もいれば、
とても賢そうで知識があり分析がしっかりされている人だと
わかるけれど説明がわかりにくい、
という人もいます。

もちろん、
雑談のときには、
話したいことをただただ伝えればいいのですが。

ビジネスシーンでは、
わかりやすく、かつ簡潔に話すことが求められます。

今日は、
その「簡潔に話す方法」と「わかりやすく話す方法」のコツを
ご紹介します。


■ 簡潔に話す方法

こちらの伝えたいことをぜひとも相手に伝えたい。

そんな情熱をもっているとき、
私たちは、頭に浮かんだことを
とにかく次々と話してしまいがちです。

思ったことをそのまま言葉にしているので、
当然、何がいいたいのかわからない状態になります。

長々と話し続けることで、
聴き手が飽きてしまったり、
伝えたいことがきちんと伝わらなくなります。

とある研修のグループワークで、
積極的に発言しているのはいいのですが、
ついつい話が長くなってしまう女性に対し、
男性受講者から、
「簡潔に」というアドバイスがありました。

特に女性は、周辺情報を伝えたい傾向がありますね。
私も、です。

さて、
簡潔に話す方法は、次の2つがポイントです。

1.「、(読点)」で続けるのではなく、
「。(句点)」で区切って話すくせをつける


2.四文節以内で(。句点)で止める

文節とは文章を短く区切ったときの最小単位のこと。
聞き手が理解できるのは、「四文節」が限界と言われています。
確かにですね。
なので、四文節で区切ることを意識しましょう。


■ わかりやすく話す方法

わかりやすく話す方法は、諸説あります。

今日は、ごく簡単で代表的な2つの方法を
ご紹介します。

・ナンバリング法
伝えたいことを1個〜3個に絞ってナンバーをつけ、
1番から紹介していく方法。

話す前に伝えたいことを絞ると自分の中で整理できる。
聞き手も予想ができ、わかりやすい。

数は「3」が最も相手の頭に入りやすく、
説得力が増すマジックナンバーといわれています。

一つだけでは物足りず、
四つ以上では覚えられない、
ですね。

日本には、
松竹梅とか、三大〜〜と呼ばれることが多く、
覚えやすいですね。

<使い方>
「それは3点あります」
「その理由は3つです」
「〜について3点あります。1つ目は〜2つ目は…」


・PREP法(プレップ法)
一般的な伝え方。
この順番で話すと聞き手は納得しやすい。

結論・主張(POINT)からはじめ、
⇒ 理由(REASON)
⇒ 具体例など(EXAMPLE)
⇒ 結論(POINT)で、収める。


■ 印象的に話すポイント

次の4つの視点を加えて話すと、
聞き手は鮮明にイメージがわき、
より分かりやすく、印象深くなります。

・具体的に話す ⇒   「具体的に言うと…」
・エピソードを語る ⇒ 「こんな出来事がありました…」
            「実はこんな経験が…」
・たとえ話を入れる ⇒ 「たとえば○○社の例では…」
・数字で語る ⇒    「今は○○%ですが、
             〜〜すれば○○%まで上げることができます」
・ひと言で語る ⇒   「この問題はひと言で言うと…です」  


■ おわりに

もちろん、世の中には、
結論からの話し始めなくてもとてもわかりやすく話す人、
四文節で区切らずに長々と話しても、
わかりやすい人がいます。

とはいえ、基本的には、
結論から話す、
四文節程度で短く区切って話す、
が効果的だといわれています。

あなたも、再度、意識してみませんか?
あなたの部下の長々とした話にも、
イライラせずに指導してみませんか?



posted by suzumura at 08:54| Comment(0) | TrackBack(0) | コミュニケーション
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