ホワイトボードを使おう
私が担当する研修では、提示されてテーマについてグループで議論を交わし、
グループとしての見解をまとめるワークを取り入れています。
いわゆる、グループ討議というもの。
他者の意見、考え方に触れる機会であり、
一方的な講師の説明以上に、いろいろな気づきや学びにつながるという効果があります。
もちろん気分転換にも。
さて、4人から6人程度のメンバーからの様々な意見が出てくるわけですが、
それをまとめるには、ホワイトボードで可視化することが効果的です。
なので、私たち講師は、「ホワイトボードを使ってまとめてください」とお願いしています。
また、オンライン研修でのグループ討議では、パワーポイント、エクセル、
ワードなどの使用は必須です。
先日、とある研修でのグループ討議でも
「ホワイトボードを使って意見を出し合ってください」と伝えました。
が、なかなか使おうとせず、空中(?)で議論を交わしていました。
たぶん、ホワイトボードを使っての議論に慣れていなかったのでしょう。
一方、講師から何も言わなくても、グループ内の一人がすくっと立ち上がって、
スラスラとホワイトボードや、オンラインでのエクセルに
出された意見を要約していくケースもあります。
まさに、ホワイトボードでの討議に慣れている人なのですね。
あなたの会議や打ち合わせでは、ホワイトボードを使っていますか?
改めて、会議や打ち合わせにおけるホワイトボードについて考えてみましょう。
■ 「ホワイトボード」の活用会議において、発言内容を参加者全員で共有するためには、
ホワイトボードを使って、出された意見を要約することが効果的です。
全員が同じ目的・目標を意識しながら、全員の発言を共有できます。
■ ホワイトボードの役割@ 会議の目的やゴールを共有する議題やゴールを書くことで、参加者全員が会議の目的を共有することができ、
かつ、常に議題やゴールを念頭において、話し合うことができる。
A 会議の流れを可視化する議題に対して、議論がどの段階まで進んでいるかを全員が共有することができる。
B 決定事項を共有する決定事項を書き出すことで、参加者の誤解や確認漏れを防ぐことができる。
また、ホワイトボードを写真に残すことで、議事録の代わりにすることもできる。
■ ホワイトボードの書き方では、ホワイトボードにどのように書けばより効果が増すのでしょうか?
・適切な大きさで書く。
・会議の「テーマ、終了時間、実施月日など」を記入する。
・出された意見のポイントを要約して記入する。
・見出しなどをつけて編集する。
・マーカーの色、アンダーラインなど効果的に使い分ける。
・その都度の決定事項を明確にする。(固定エリアに記入)
・最終的な決定事項(結論)を記入して共有、確認する。
・ホワイトボードを撮影して記録に残す。
■ おわりにもし、あなたの部署で打ち合わせにホワイトボードを使っていないとしたら、
ぜひともホワイトボードを使うことをお勧めします。
また、ホワイトボードに記入する人は、若手や新人に任せてはいかがでしょう。
進行役とホワイトボードの書記役を分ける場合もありますが、
その書記役と進行役を若手が担えば、
リーダーシップや論理的思考(他者の意見を理解し要約する力)も、
身に付けることができます。