2022年06月22日

アイゼンハワー・マトリクス


緊急でなくても重要なこととは?


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仕事を効率よく進めていくためには、優先順位を見極めること。

こんな指導を、部下にしているのではないでしょうか。

しかしながら、
新入社員とか入社2〜3年の若手社員には、
その優先順位がそもそも分からない、判断できない、
というのが現実なのですが・・・。

では、優先順位を見極める方法をおさらいしましょう。
かの有名な「アイゼンハワー・マトリクス」です。


■ アイゼンハワー・マトリクスとは?

米国の第 34 代大統領のドワイト・D・アイゼンハワーが、
演説の中で語った有名な言葉から引用された。

「最も決断を急ぐべき案件が、最も重要な案件であることは滅多にない」

また、次のような演説も紹介されています。
「私が抱える問題には『緊急』と『重要』の2種類ある。
『緊急』のものは『重要』ではなく、
『重要』なものは決して『緊急』ではない」
つまり
「最も決断を急ぐべき案件が、最も重要な案件であることは滅多にない」

なんだか、ややこやしいですなあ。
つまり、業務、仕事には「緊急性」と「重要性」がある、
って、理解しましょう。

ちなみに、
アイゼンハワーは業務遂行能力の高さ、時間管理の達人としてよく知られていて、
そのため多くの人が彼の目標設定や時間管理の手法を詳しく研究しています。
その 1 人、あの有名な「スティーブン・コビー氏」は
自著「7つの習慣」(今でもベストセラー)の中で、
アイゼンハワーのアプローチについて、
タスクの優先順位付けを行うためのシンプルな手法としてまとめました。
それが、アイゼンハワー・マトリクスです。

さすがですねね。
そのマトリクスが、優先順位付けとして定着しているのですねえ。

アイゼンハワー・マトリクスは、
タスクの優先順位付けや仕事量の管理に役立つシンプルなフレームワークで、
「アイゼンハワーの法則」、「緊急度/重要度マトリクス」などとも呼ばれています。


■ アイゼンハワー・マトリクスの作り方

では、簡単にわかりやすく考えてみましょう。
タスクを緊急性と重要性の両面から評価します。

用紙の中心に十文字を描き、
横軸を「緊急性」とし、右にいくほど緊急性が高くなります。
縦軸は「重要性」で、上にいくほど重要性は高くなります。

こうして4つの領域をつくり、自分のタスクを分類していきます。

「第 1 領域」・・・緊急かつ重要なタスク(すぐに完了すべきタスク)
可能な限り早く着手することが大事な「最優先タスク」で、
「価値ある仕事」ともいえます。
例 トップからの指示の遂行
  重大な事故やクレームへの対応
  差し迫った問題の解決
  危機や災害への対応

一般に、この種のタスクはすぐに片付けるか、
その日のうちには終えておく必要があります。

「第 2 領域」・・・重要だが緊急ではないタスク(スケジュールに入れておくべきタスク)
重要度は高のですが明確な期限が決まっていない(決めていない)タスクです。
重要とはわかっていても緊急ではないので、つい後回しにしがち。
けれど、この領域のタスクは「将来への投資」と捉えることもできます。
そう考えると、計画に入れておきたいですよね。
例 自己啓発、スキルアップ
  部下指導、部下育成
  チームビルディング
  業務システムの改善
  豊かな人脈づくり
  予防
  転職の準備(?)
  価値観の明確化
  真の意味でのリクリエーション

「第 3 領域」・・・緊急だが重要でないタスク(他の人に委任すべきタスク)
急ぎではあるものの、
自分自身が取り組まなければならないほど重要度が高くないタスクです。
そんな業務は、他のメンバー、部下、後輩に依頼した方がいいでしょう。
「見せかけの仕事」と言えるタスクです。
例 定型的な作業
  明確な目的のない対面会議やリモート会議
  大事ではない頼まれごと
  雑務
  無意味な接待や付き合い

「第 4 領域」・・・緊急でもなく重要でもないタスク(避けるべきタスク)
ずばり、無駄な業務であり、可能であれば避けた方がよいでしょう。
ほとんどの場合、この種のタスクは無視してしまうか、
キャンセルするといいかも。
例 暇つぶしの作業
  見せかけの仕事
  業務の待ち時間
  意味や意義のない無駄話
  無駄なメール
  不必要な習慣


■ アイゼンハワー・マトリクスの活用方法

個人においても企業としても、
毎日または毎週のタスクについてアイゼンハワー・マトリクスを使って計画、
委任、優先順位付け、そしてスケジュール設定することができます。

手持ちの業務を4 領域の分類することで、
その業務の緊急度や適切な取り組み方を判断できるようになります。

アイゼンハワーの法則を活用することで、
タスクを「重要度」と「緊急度」という尺度から視覚化できるようになります。

こうした観点から作業負荷を考えるようになると、
最も重要なタスクを優先的に取り組んで、なるべく早く完了するのがずっと簡単になります。

特に、リモートワークが定着しつつある今、
アイゼンハワーマトリクスを使って、チーム全体の業務を共有することが
大切ですね。
齟齬がないように・・・


■ アイゼンハワー・マトリクスのメリット
メリットの大きな点は、導入の容易さです。
高額なソフトウェアを購入する必要もなく、
書き出すために長い時間を費やす必要もありません。
一般的には、このマトリックスを使って明確でわかりやすい優先順位付けを行うことで、
より効率的な時間管理ができるようになります。
管理職や責任あるポジションに就いている人にとっては特に効果的です。
他にも、常に複数のプロジェクトや
クライアントを抱えて作業をしているフリーランサーにも
向いているといわれています。


■ アイゼンハワー・マトリクスのデメリット
デメリットとして大きなことは、
タスクの重要度を正確に見積もることが難しい点です。

たとえば、すでに急ぎで重要な作業をしているとき、
別の緊急タスクが発生するような場合です。

計画通り進まないのがビジネスですから、この点を考慮しておくことが必要ですね。

また、知識や時間が不十分なとき、規制や官僚主義に縛られているとき、
「緊急かつ重要」なタスクが多く重なった場合などは、
意思決定や時間管理の質はあまり向上しません。

また、経験の少ない人が「目的を理解しない」まま
自分の感性でタスク分類してしまい、領域を読み違えてしまうこともあります。

特に新入社員には分類、判断が難しく、上司、先輩の指導が必要でしょう。


■ おわりに

アイゼンハワー・マトリクスは、デメリットもありますが、
使い勝手のよいツールです。

個人はもとより、チーム内で共有することが効果的です。
また、新人や後輩に指導をすることも欠かせません。

チームの業務をこのマトリクスで分類することによって、
職場の効率性を高めることができます。

時間を浪費するような業務を排除して、
長期的なビジネス目標に向かって着実に進めるようになるでしょう。

ところで、あなたの人生にとって
「緊急ではないけれど、重要なこと」とは?


posted by suzumura at 07:56| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事で自分を育てる