重要なことを優先する
私事ですが、先延ばししていたため、痛い目に遭ったことがあります。
重要だとはわかっていたのですが、ついつい日常にかまけて、
先延ばしにしてしまいました。
その結果、思うような結果は得られず、
というか、慌てて取り組むものだからイマイチ、
という残念な今日この頃です。
そこで考えてみるのが「アイゼンハワーマトリクス」による
タイムマネジメントです。
■アイゼンハワーマトリクス
ビジネスパーソンなら、ご存知方も多いと思うのが、
「アイゼンハワーマトリクス」です。
端的に言うと、業務を緊急度と重要度で分類、整理する方法です。
この分析を用いで、最も重要なタスクを効果的に優先できます。
仕事がイッパイ舞い込んでくる多忙な今日、
それらを整理することによって、
効果的かつ、ゆとりさえ生まれることが可能、かも。
ちなみにこの手法はアメリカの第 34 代大統領、
「ドワイト・D・アイゼンハワー 」氏にちなんで名付けられましたとか。
彼は1954年に行った演説中、無名の大学教授の言葉を引用してこう言ったのです。
「私は緊急なものと重要なもの、2 種類の問題を抱えている。
緊急なものは重要ではなく、重要なものは決して緊急ではない。」
すごいですねえ。
70年近くたった今でも、注目されるフレームです。
■ アイゼンハワーマトリクスの分類のしかた
タスクを緊急性と重要性の両面から評価します。
用紙の中心に十文字を描き、横軸を「緊急性」とし、右にいくほど緊急性が高くなります。
縦軸は「重要性」で、上にいくほど重要性は高くなります。
こうして４つの領域をつくり、自分のタスクを分類していきます。
「第 1 領域」･･･緊急かつ重要なタスク（すぐに完了すべきタスク）
可能な限り早く着手することが大事な「最優先タスク」で、「価値ある仕事」ともいえます。
例 トップからの指示の遂行
重大な事故やクレームへの対応
差し迫った問題の解決
危機や災害への対応
一般に、この種のタスクはすぐに片付けるか、その日のうちには終えておく必要があります。
「第 2 領域」･･･重要だが緊急ではないタスク（スケジュールに入れておくべきタスク）
重要度は高のですが明確な期限が決まっていない（決めていない）タスクです。
重要とはわかっていても緊急ではないので、つい後回しにしがち。けれど、この領域のタスクは「将来への投資」と捉えることもできます。そう考えると、計画に入れておきたいですよね。
例 自分のスキルアップ
部下指導、部下育成
チームビルディング
業務システムの改善
転職の準備（？）
「第 3 領域」･･･緊急だが重要でないタスク（他の人に委任すべきタスク）
急ぎではあるものの、自分自身が取り組まなければならないほど
重要度が高くないタスクです。
そんな業務は、他のメンバー、部下、後輩に依頼した方がいいでしょう。
「見せかけの仕事」と言えるタスクです。
例 定型的な作業
明確な目的のない対面会議や電話会議
大事ではない頼まれごと
雑務
「第 4 領域」･･･緊急でもなく重要でもないタスク（避けるべきタスク）
ずばり、無駄な業務であり、可能であれば避けた方がよいでしょう。
ほとんどの場合、この種のタスクは無視してしまうか、キャンセルするといいかも。
例 暇つぶしの作業
業務の待ち時間
意味や意義のない無駄話
無駄なメール
不必要な習慣
■ おわりに
ということで、すぐにとりかかるべきタスクは分かりました。
重要で緊急なタスクです。
では
「緊急ではないけど、重要なタスク」ってどうでしょう？
誰もが多忙な昨今。
ついつい緊急案件を優先しがちです。
が、緊急ではないけど、重要なことにも着目してみませんか？
