2019年08月27日

会議の進め方 基本のキ


会議、うまくいっている?

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先日のと研修での一コマ。

あるテーマにそってグループ討議をやってもらいました。

進行役を自発的に担う人がいてよかったのですが。

なんとなく進め方がうまくいかずに、
だただた意見を出し合っただけ。
つまり「(意見の)発散」状態が続き、
「(意見の)収束」ができずに、時間が来てしまいました。
また、ゴール(目標)も共有しなかったため、
バラバラな意見でした。
残念!

会議、ミーティングはどんな職場でも日常的に
行われています。

進行役やリーダーになって、うまく会議を進めることが
求められます。

今日は、そんな進行役に参考になる記事です。

参考図書:「今すぐできる!ファシリテーション」
堀公俊著 PHPビジネス新書



最近は、「ファシリテーション」なる言葉も浸透していますね。
学んだ方もおられると思います。

基本に戻ってみませんか?


■ 会議の進め方

できているようで、実は自己流になっているかもしれない
会議の進め方。

参考になると思います。


1.目標設定をしてメンバーの意識のレベルを合わせる
・話し合いの重要な要素は、
会議の狙い(目的)、とゴール(目標)である。
 「狙い」・・何のために話しあうのか、その理由や意義(Why)
 「目標」・・話し合った末に生みだす到達点(what)

・ゴールを設定する話し合いをすると、全員が納得して参加できる。
 時間があれば「今日は、どこまでやりましょうか?」と質問し、
 白紙の状態で議論し、なければ幾つかの選択肢を用意しておく。

・目標が設定しにくいテーマの時は、質問して
 参加者の合議を得る。
 「今日は、何を持って帰りたいですか?」
 「今日ここで何が得られたら、
  集まったかいがあったと感じるでしょう?」

2.進め方を決める
議論の進め方に納得できれば、不満足な結論にも納得できる。
議論の形は「共有 ⇒ 発散 ⇒ 収束 ⇒ 共有」を繰り返す。
  
<進め方の例>
・「問題解決型」
 問題発見 ⇒ 原因分析 ⇒ アイデア創造 
 ⇒ 取捨選択 ⇒ 実行プラン策定

・「目標探求型」
 目標共有 ⇒ 方針の立案 ⇒ 具体策の創造
 目標共有 ⇒ 現状分析 ⇒ 課題探究(原因分析)
 ⇒ 取捨選択 ⇒ 実行プラン策定

3.会議のル―ルを作る
・会議で大切にしたいことや、よりどころを決めておくと
 スムーズに進行できる。
・一方的に押し付けるのではなく、全員で決めて合意を得る。
 ただし、必要最小限にしておくこと。(1つ〜3つ)
・ルールは、全員が見える場所に書いておく。
 (ホワイトボードの右上など)

例:愚痴や文句を言わず、前向きに明るく議論をしよう
  肩書きや立場を忘れ、自由に意見を出し合おう
  人の話をよく聴き、相手の立場を尊重しよう
  限られた時間の中で、最大限の成果を目指そう
  思い込みや聖域を捨て、常にゼロベースで考えよう
  発言は、1人3分以内、話をまとめてから発言しよう

4.役割分担を決める
・議長(リーダー)・進行役(ファシリテーター)
・記録係
・タイムキーパー など


■ おわりに

すぐにできそうなことばかりですね。
とくに、会議の目的やゴールは最初に共有しておいた方が
進めやすいですね。

ぜひ、今日の会議、ミーティングから、
そしてできることから実践してみませんか?

メンバーすべてが納得、満足する会議にするために。




posted by suzumura at 07:35| Comment(0) | TrackBack(0) | コミュニケーション